بهینه سازی ساختارهای ارتباطی

کسب و کارها و ساختارهای ارتباطی

آن چه خواهیم خواند

بهینه سازی ساختارهای ارتباطی به نوع و مدل ارتباطات سازمانی بر می گردد، یعنی کسب و کارها و ساختارهای ارتباطی با هم ارتباط تنگاتنگ دارند و مدیران برای تضمین موفقیت کسب ‌و کارشان یک تیم خوب را راه ‌اندازی و پرورش می‌ دهند، طوری که کارکنان و کارشناسان وظایف کاری خود را می دانند و آن را به بهترین نحو اجرا می کنند. بنابراین توسعه ساختارهای ارتباطی در تیم ها و بین تیم ها نقش مهمی در کسب و کارها ایفا می کند و باعث می شود مهارت های کارکنان توسعه پیدا کرده و در نهایت باعث بهبود عملکرد سازمانی شود.

آن چه از پیش روی شما می گذرد در مورد ” بهینه سازی ساختارهای ارتباطی ” است، ما در شرکت هاوش تلاش می کنیم راهنمای خوبی برای تمام کسب و کارهایی باشیم که قصد دارند از خدمات مرکز تماس و امور مربوط به مشتریان استفاده کنند.   

ساختار ارتباطی در یک سازمان

ساختار ارتباطی در یک سازمان به کانال‌ های رسمی و غیررسمی ارتباطی اطلاق می ‌شود که بین سطوح مختلف کارکنان و بخش ‌ها وجود دارد. جریان اطلاعات، افراد درگیر در فرآیند و رویه هایی را که برای انتقال اطلاعات در سراسر سازمان استفاده می شود، تعریف می کند. ارتباطات یکی از اجزای حیاتی هر سازمان است و نحوه ساختار آن می تواند تاثیر بسزایی بر اثربخشی آن داشته باشد. ساختار ارتباطی به نحوه جریان اطلاعات در سازمان اشاره دارد و می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد. بطور کلی، یک ساختار ارتباطی باید برای تسهیل تبادل کارآمد و موثر اطلاعات بین کارکنان، بخش ها و تیم ها طراحی شود.

انواع ارتباطات سازمانی عبارتند از:

• ارتباط رسمی

این نوع ارتباط رسمی است و از یک زنجیره فرمان پیروی می کند و شامل یادداشت‌ ها، گزارش‌ ها، ایمیل‌ ها و سایر اسناد مکتوب است. ساختار ارتباط رسمی ساختار سلسله مراتبی است که نحوه جریان اطلاعات در سازمان را تعیین می‌ کند. از یک زنجیره فرمان خاص پیروی می کند و معمولا نوشته یا مستند است. ارتباط رسمی می تواند رو به پایین، بالا یا افقی باشد.

• ارتباط غیررسمی

این نوع ارتباط غیر رسمی است و از زنجیره فرمان پیروی نمی کند و شامل مکالمات بین کارمندان، پست ‌های رسانه‌ های اجتماعی و سایر تعاملات غیررسمی است. ساختار ارتباط غیررسمی به روشی اطلاق می ‌شود که اطلاعات بین کارمندان بدون دنبال کردن کانال ‌های رسمی ارتباط رد و بدل می ‌شود. این می تواند کلامی یا غیرکلامی باشد و می تواند در طول جلسات غیررسمی، استراحت قهوه یا رویدادهای اجتماعی انجام شود. ارتباطات غیررسمی می تواند به ایجاد روابط و اعتماد بین کارکنان کمک کند، اما همچنین می تواند منجر به شایعات و اطلاعات نادرست شود.

• ارتباط افقی

این نوع ارتباط بین کارکنان هم سطح سازمان صورت می گیرد.

• ساختار ارتباطی متمرکز

در یک ساختار ارتباطی متمرکز، تمام اطلاعات از طریق یک مقام یا بخش مرکزی جریان می یابد. اغلب در سازمان های بزرگ که نیاز به هماهنگی و کنترل وجود دارد استفاده می شود.

• ساختار ارتباطی غیرمتمرکز

در ساختار ارتباطی غیرمتمرکز، اطلاعات آزادانه بین بخش ها یا واحدهای مختلف جریان می یابد. اغلب در سازمان های کوچکتر که نیاز به انعطاف پذیری و استقلال وجود دارد استفاده می شود.

• ساختار ارتباطات شبکه

ساختار ارتباطات شبکه به نحوه جریان اطلاعات بین واحدها یا بخش های مختلف از طریق یک شبکه اشاره دارد. اغلب در سازمان هایی که دارای چندین مکان یا شعبه هستند استفاده می شود.

ساختار ارتباطی در یک سازمان می تواند بر فرهنگ، ارزش ها و عملکرد آن تاثیر بگذارد. یک ساختار ارتباطی خوب باید واضح، موثر و کارآمد باشد. باید بازخورد، گفتگو و همکاری بین کارکنان را تشویق کند. همچنین باید فرصت هایی را برای کارکنان فراهم کند تا مهارت های ارتباطی خود را بیاموزند و توسعه دهند.

ارتباطات سازمانی موثر برای موفقیت هر کسب و کار یا سازمانی ضروری است. این موضوع به ایجاد اعتماد در میان کارکنان کمک می کند، بهره وری را بهبود می بخشد و محیط کاری مثبت را تقویت می کند.

ساختارهای ارتباطی موثر در یک سازمان باید برای تسهیل امور زیر طراحی شود:

• وضوح : ارتباطات باید واضح و مختصر باشد تا کارکنان بتوانند به راحتی آن را درک کنند.
• سازگاری: ارتباطات باید در همه کانال ها ثابت باشد، بطوری که کارکنان بدون توجه به این که از کجا آمده، همان اطلاعات را دریافت کنند.
• به موقع بودن: ارتباطات باید به موقع باشد تا کارکنان اطلاعاتی را که برای انجام موثر کارشان نیاز دارند، داشته باشند.
• ارتباط: ارتباط باید با کارمندانی که آن را دریافت می ‌کنند مرتبط باشد، بطوری که آن ها بتوانند بفهمند که چگونه با کارشان ارتباط دارد.
• دسترسی: ارتباطات باید برای همه کارکنان بدون توجه به موقعیت یا موقعیت آن ها در سازمان قابل دسترسی باشد.

بطور خلاصه، ساختارهای ارتباطی در یک سازمان می تواند رسمی، غیر رسمی یا ترکیبی از هر دو باشد. ساختار باید طوری طراحی شود که ارتباط موثر و کارآمد بین کارکنان، بخش ها و تیم ها را تسهیل کند. ساختارهای ارتباطی موثر باید واضح، سازگار، به موقع، مرتبط و در دسترس باشند.