6 گام ایجاد استراتژی ارتباطات یکپارچه
آنچه خواهیم خواند
6 گام ایجاد استراتژی ارتباطات یکپارچه
استراتژی ارتباطات یکپارچه
ارتباطات یکپارچه (UC) ابزارهای صوتی، تصویری، پیام‌رسانی و همکاری را در یک پلتفرم یک‌پارچه‌سازی می‌کند و توانایی ارتباط روان در سراسر سازمان را فراهم می‌آورد. با این وجود، بسیاری از کسب‌وکارها در توسعه یک استراتژی UC اثرگذار که با نیازهای عملیاتی آن‌ها همسو باشد، با چالش روبه‌رو هستند؛ چالشی که منجر به تصمیم‌گیری ناهماهنگ، دشواری‌های یک‌پارچه‌سازی و نگرانی‌های جدی امنیتی می‌شود. با گسترش روزافزون کارهای جهانی و ترکیبی، سازمان‌ها برای نگه‌داشتن برتری رقابتی، باید یقین پیدا کنند که راهکارهای ارتباطات یکپارچه آن‌ها سازگار، ایمن و مقیاس‌پذیر هستند. در این مقاله، ما ۶ گام کلیدی برای ایجاد یک استراتژی ارتباطات یکپارچه قدرتمند را بازگو خواهیم کرد؛ از ارزیابی زیرساخت کنونی شما گرفته تا پیاده‌سازی یک راه‌کار مناسب برای آینده که به‌طور بسیار زیاد همکاری را افزایش داده و سربار مدیریت فناوری داده‌ها را کاهش می‌دهد.
آنچه از پیش‌روی شما می‌گذرد در‌مورد " 6 گام ایجاد استراتژی ارتباطات یکپارچه " است، ما در شرکت هاوش تلاش می‌کنیم راهنمای خوبی برای تمام کسب و کارهایی باشیم که قصد دارند از امور مربوط به مشتریان استفاده کنند.
مرحله 1: ارزیابی چشم‌انداز کنونی دانشگاه شما
یک استراتژی ارتباطات یکپارچه موفق با ارزیابی جامع زیرساخت‌های ارتباطی و همکاری موجود شما آغاز می‌شود. این فرآیند، ناکارآمدی‌ها، سیستم‌های زائد و آسیب‌پذیری‌های امنیتی بالقوه را شناسایی می‌کند. ملاحظات کلیدی از جمله:
- زیرساخت ارتباطی فناوری کنونی: درک راهکارهای UC موجود، اثربخشی آن‌ها و کمبودهای پنهان در بازدهی. این تضمین می‌کند که فناوری‌های منسوخ یا مازاد بهره‌وری ارتباط‌ها را کم نمی‌کنند.
- چالش‌های پذیرش کاربر: شناسایی بازدارنده‌های پذیرش، مانند رابط‌های پیچیده، نبود آموزش یا گرفتاری‌ها سازگاری. پرداختن به این چالش‌ها، همکاری را بهتر می‌کند و سبب می‌شود که کارکنان از پتانسیل کامل ابزارهای ارتباطات یکپارچه استفاده می‌کنند.
- گسترش‌پذیری و سازگاری: ارزیابی این‌که آیا راه‌اندازی UC شما از رشد کسب‌وکار و نیازهای کار ترکیبی پشتیبانی می‌کند یا خیر. یک سیستم گسترش‌پذیر، پایداری بلندمدت و سازگاری روان با دگرگونی‌های نیروی کار را فراهم می‌آورد.
- امنیت و همخوانی: یقین از این‌که ابزارهای ارتباطات یکپارچه شما با آیین‌نامه‌ی صنعت، به ویژه در بخش‌های بسیار زیرنظر مانند مراقبت‌های بهداشتی، مالی و دولتی، همخوانی دارند. این کار آسیب‌های قانونی را به پایین‌ترین اندازه می‌رساند و از داده‌های حساس نگهداری می‌کند.
با انجام یک حسابرسی ساختاریافته، کسب‌وکارها می‌توانند یک نقشه راه مبتنی بر داده برای بهبود محیط UC خود ایجاد کنند.
مرحله ۲: تعریف خواسته‌های تجاری و نیازهای ارتباطی
هر سازمانی بر پایه صنعت، پراکندگی کارکنان و مدل‌های تعامل با مشتری، نیازهای ارتباطی ویژه و بی‌مانند دارد. تعریف خواسته‌های روشن فراهم می‌آورد که استراتژی ارتباطات یکپارچه شما با خواسته‌های اجرایی همسو باشد.
- نیازهای همکاری کارکنان: چه تیم‌ها به کنفرانس ویدیویی، پیام‌رسانی فوری یا ابزارهای پیشرفته جلسه مبتنی بر هوش مصنوعی نیاز داشته باشند ، شناسایی روش‌های ارتباطی اولیه بسیار مهم است. یک استراتژی همکاری ساختاریافته، کار تیمی و بهره‌وری اجرایی را افزایش می‌دهد.
- مدیریت فناوری داده‌ها و کنترل هزینه: ساده‌سازی تهیه دستگاه، دیدبانی کارایی ارتباطات یکپارچه و کاهش سربار پشتیبانی. مدیریت بهینه فناوری داده‌ها از هزینه‌های بیهوده جلوگیری کرده و قابلیت آسودگی سامانه را بهبود می‌بخشد.
- استراتژی‌های تعامل با مشتری: تقویت ارتباط‌های صوتی، تصویری و چندکاناله برای راهکارهای بهتر به مشتریان. تقویت ارتباط با مشتریان خشنودی بیشتر و پایبندی به برند می‌شود.
روشن ساختن خواسته‌ها قابل اندازه‌گیریUC: مانند افزایش بهره‌وری جلسه٬ها، کاهش تیکت‌های فناوری داده‌ها یا بهبود همکاری از راه دور - فراهم می‌آورد که سرمایه‌گذاری‌ها منجر به نتایج ملموس تجاری می‌شوند.
مرحله ۳: انتخاب فناوری‌های UC مناسب
انتخاب مجموعه فناوری UC مناسب برای موفقیت بلندمدت بسیار مهم است. سازمان‌ها باید راه‌کارهایی را در اولویت قرار دهند که گسترش‌پذیر، ایمن و سازگار با گردش کارشان باشند. اجزای مهم ارتباطات یکپارچه عبارتند از:
- اتاق‌های مایکروسافت تیمز: راهکارهای یکپارچه اتاق جلسه‌ها که همکاری ترکیبی را بهینه می‌کنند. این راه‌کارها، آزمون‌ها، جلسه‌های مجازی یک‌پارچه‌ای را ایجاد می‌کنند و بهره‌وری را بهبود می‌بخشند.
- راهکارهای صوتی و تصویری HP Poly : دوربین‌های اتاق کنفرانس، بلندگوها و هدست‌های سطح سازمانی که کیفیت جلسه‌ها را افزایش می‌دهند. صدا و تصویر با کیفیت بالا بازدارنده‌های ارتباطی را از بین می‌برد روشنی- را بهبود می‌بخشد.
- میکروفون‌های ایزوله‌کننده‌ی صدای ناخواسته) Shure : راهکارهای صوتی با کیفیت بالا که برای ارتباط صوتی واضح در هر محیطی طراحی شده‌اند. عایق نویز موثر، حواس‌پرتی را کاهش داده و مکالمه‌های آشکار و پدیدار را فراهم می‌آورد.
- ابزارهای همکاری مبتنی بر هوش مصنوعی: ویژگی‌هایی مانند ردیابی سخنران مبتنی بر هوش مصنوعی، رونویسی در هنگام و برنامه‌ریزی خودکار، کارایی گردش کار را بهبود می‌بخشند. خودکارسازی با کاهش پیکربندی‌های دستی جلسه، تجربه کاربر را بهبود می‌بخشد.
پیاده‌سازی یک استراتژی ارتباطات یکپارچه که این راهکارهای پیشرفته را در بر می‌گیرد، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا زمان از کارافتادگی را کاهش دهند، ناسامانی‌ها را به حداقل برسانند و یک تجربه کاربری یکپارچه ایجاد کنند.
مرحله ۴: یکسان‌سازی UC با گردش‌های کاری کسب‌وکار
برای به بیشینه رساندن کارایی یک استراتژی UC، یکی‌سازی و یا یکسان‌سازی با برنامه‌های کاربردی تجاری موجود مهم است. زمینه‌های کلیدی یکسان‌سازی از جمله:
- پلتفرم‌های CRM و مرکز تماس: تضمین تعامل‌ها یکپارچه با مشتری از راه راهکارهای یکپارچه صوتی، چت و ویدئو. سیستم‌های یکپارچه، فرآیندهای پشتیبانی را ساده کرده و پاسخ‌دهی را افزایش می‌دهند .
- ذخیره‌سازی ابری و همکاری در زمینه اسناد: یکسان‌سازی پلتفرم‌هایی مانند Microsoft OneDrive و SharePoint برای اشتراک‌گذاری محتوا در هنگام. این کار همزمان با نگهداری کنترل نسخه اسناد، همکاری را بهبود می‌بخشد.
مرحله ۵: پیشبرد پذیرش و مدیریت دگرگونی
حتا پیشرفته‌ترین راهکارهای UC نیز در صورت مقاومت کارکنان در برابر پذیرش، شکست خواهند خورد. یک استراتژی مدیریت دگرگونی ساختاریافته، گذر آسان را فراهم می‌آورد. بهترین شیوه‌ها از جمله:
- آموزش و آشنایی کاربر: نمایش جلسه‌های آموزشی سفارشی بر پایه نقش‌ها و مسئولیت‌های کاربر. آموزش مناسب، اندازه پذیرش را افزایش می‌دهد و اطمینان فراهم می‌آورد که کاربران در استفاده از ابزارهای ارتباطات یکپارچه اعتماد به نفس دارند.
- همراهی و پشتیبانی مدیران اجرایی: تشویق رهبری برای گسترش پذیرش فناوری یکپارچه از راه ارتباط‌ها و تعامل داخلی. همراهی رهبری، فرهنگ پذیرش فناوری و بهبود مستمر را پرورش می‌دهد.
- حلقه‌های بازخورد و بهبود مستمر: ارزیابی سامانمند تجربه کاربر و پرداختن به نقاط درد با کمک نظرسنجی‌ها و کانال‌های پشتیبانی فناوری داده‌ها. جمع‌آوری بازخورد اطمینان می‌دهد که سیستم به صورت اثر گذار برای برآوردن نیازهای کاربر تکامل می‌یابد.
سرمایه‌گذاری در سرویس‌های مدیریت پذیرش و دگرگونی، اطمینان می‌دهد که کسب‌وکارها ارزش سرمایه‌گذاری UC خود را به بیشینه رسانده و همزمان ناسامانی‌ها و خطاها را به حداقل برسانند.
مرحله ۶: تضمین امنیت و انطباق
همزمان با گسترش قابلیت‌های ارتباطات یکپارچه کسب و کارها، امنیت سایبری همچنان یکی از نگرانی‌های اصلی است. جنبه‌های مورد توجه کلیدی شامل:
- رمزگذاری همه جانبه: نگهداری از تماس‌ها و داده‌های حساس در تمام کانال‌های ارتباطی. این کار ارتباط‌های تجاری را از تهدیدهای سایبری و دسترسی بدون اجازه نگهداری می‌کند.
- راستی‌آزمایی چند جانبه (MFA): بهتر کردن امنیت بنا بر اجبار روش‌های موافقت چندگانه. MFA ریسک دسترسی بدون اجازه را کاهش می‌دهد و از داده‌های حساس شرکت نگهداری می‌کند.
- همخوانی با استانداردهای صنعت: باور از پایبندی به آیین‌نامه‌هایی مانند HIPAA، GDPR و SOC 2. پیروی از نیازهای دیدبانی از جریمه‌های قانونی پرهزینه جلوگیری کرده و شهرت کسب و کار را افزایش می‌دهد.
پیاده‌سازی استراتژی ارتباطات یکپارچه با اولویت امنیت، ریسک‌ها را کاهش داده و از داده‌های کارمندان و مشتریان نگهداری می‌کند.
چرا UnifiedCommunications بهترین شریک برای استراتژی ارتباطات یکپارچه شماست؟
در UnifiedCommunications، ما راه‌کارهایی همه جانبه و متناسب با نیازهای سازمان شما عرضه می‌کنیم و باور می‌دهیم که فناوری در سناریوهای دنیای واقعی و نه فقط روی کاغذ، کار می‌کند. تیم کارشناس ما در طراحی، استقرار و مدیریت استراتژی‌های ارتباطات یکپارچه مهارت دارد که بار فناوری داده‌ها را کاهش می‌دهد و کارمندان را قادر می‌سازد تا هوشمندانه‌تر کار کنند.
- مهارت در استقرار جهانی: آماده‌سازی یکپارچه تیم‌ها در مکان‌های مختلف، ایجاد پایداری در چیدمان اتاق‌های جلسه‌ها.
- پیشنهادهای شخصی‌سازی‌شده: همخوانی فناوری مناسب با گردش‌های کاری ویژه سازمان شما، جلوگیری از دشواری‌هاسازگاری و پذیرش کاربر.
- پایبندی به پایداری: کمک به شرکت‌ها برای همسو شدن با اهداف ESG از راه راهکارهای کم‌مصرف که از نوآوری‌ها پایداری بلندمدت پشتیبانی می‌کنند.
- پشتیبانی و نگهداری سرتاسری: عرضه راهنمایی کارشناسی، ساده سازی و مدیریت مداوم سیستم، کاهش حجم کار فناوری داده‌ها.
- راهکارهای مدیریت پذیرش و دگرگونی: اطمینان از این‌که تیم‌ها به کلی فناوری جدید را با آموزش‌های سفارشی و استراتژی‌های پذیرش کاربر می‌پذیرند و از بهره‌وری ناکافی از فناوری جلوگیری می‌کنند.
ما فقط فناوری عرضه نمی‌کنیم، بلکه تضمین می‌کنیم که برای تیم‌های شما، در هر کجای دنیا، کار می‌کند، از این رو می‌توانید به جای مدیریت سردردهای فناوری داده‌ها، بر موفقیت کسب و کار خود تمرکز کنید.
آماده‌اید تا یک استراتژی UC کارآمد ایجاد کنید؟
یک استراتژی UC ساختارمند، ارتباط‌ها را بهبود می‌بخشد، مدیریت فناوری داده‌ها را ساده می‌کند و بهره‌وری کار ترکیبی را افزایش می‌دهد. با بهره‌گیری از ابزارهای همکاری مبتنی بر هوش مصنوعی، راهکارهای مدیریتی مبتنی بر ابر و فناوری‌های ارتباطی پیشرفته، کسب‌وکارها می‌توانند یک محیط ارتباطی اثر گذارتر و پایدارتر ایجاد کنند.
درک اثر گذاری این راه‌کارها به سازمان‌ها این توانایی را می‌دهد تا تصمیم‌ها آگاهانه‌ای بگیرند که به افزایش بهره‌وری بلندمدت و صرفه‌جویی در هزینه‌ها شود. چه بهبود همکاری مجازی، کاهش سربار فناوری داده‌ها یا بهینه‌سازی سرمایه‌گذاری‌های سخت‌افزاری، استراتژی ارتباطات یکپارچه مناسب، ابزارهای ارزشمندی را برای محیط‌های تجاری مدرن فراهم می‌کند.
نتیجه گیری
ایجاد یک استراتژی UC ساختارمند دیگر یک گزینه نیست، بلکه برای موفقیت در محیط کار ترکیبی مدرن نیاز اساسی است. این شش گام، مسیری مشخص برای بهبود همکاری مجازی، ساده‌سازی مدیریت فناوری داده‌ها و بیشینه‌سازی بهره‌وری را عرضه می‌کند. با بهره‌گیری از فناوری‌های نوآورانه مانند ابزارهای همکاری مبتنی بر هوش مصنوعی و راهکارهای مدیریتی مبتنی بر ابر، کسب‌وکارها می‌توانند یک محیط ارتباطی کارآمدتر و پایدارتر ایجاد کنند. استراتژی ارتباط‌های یکپارچه مناسب، ابزارهای ارزشمندی را برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، کاهش سربار فناوری داده‌ها و بهینه‌سازی سرمایه‌گذاری‌های سخت‌افزاری فراهم می‌کند. با درک کامل امنیت و مدیریت دگرگونی، سازمان شما می‌تواند ارزش سرمایه‌گذاری UC خود را بیشینه‌سازی کند و تیم‌ها را در هر کجای دنیا توانمند سازد تا هوشمندانه‌تر کار کنند.