آنچه خواهیم خواند
شماره گیرهای موفق تلفن Vtech
ارتقا بهره وری مشاغل کوچک با سیستم تلفن های مدرن
باید دانست که امروزه همه کسب و کارها بخصوص مشاغل کوچک، مایل هستند با همکاران خود ارتباطات گسترده تر و بهتری داشته باشند. اما آنچه مهم است این است که این کسب و کارها، ممکن است نیازهای خاصتر و ویژهتری داشته باشند، که بهترین راه برای آنها استفاده از سیستم تلفن با قیمت مناسب و هزینه مناسب و سرعت بالاست. بههمین دلیل است که تحقیق درمورد سیستمهای تلفن تجاری برای مشاغل کوچک بسیار ضروری است. مدیران مشاغل و کسب و کارهای کوچک، میخواهند سیستمی را پیدا کنند که بهترین قیمت ولی با کیفیت بالا را داشته باشد. تلفن هایی که بسیاری از این مشاغل بهدنبال آن هستند می بایست، دارای قابلیتهای بسیار بالایی باشند، از جمله: شماره گیری سریع و آسان، اتصال به اینترنت و انجام کارهای پیچیده تر نسبت به تلفنهای ساده و...، چرا که سالهاست استفاده از تلفنهای ساده منسوخ شده و از رده خارج شدهاند. علاوه بر آن، تلفنهای مورد استفاده آنها میبایست مجهز به ضبط صدا، ذخیره شماره تماسها، صندوق صوتی و دهها قابلیت دیگر باشد. چرا که امروزه بهرهوری مشاغل کوچک با سیستم تلفنهای مدرن دارای اهمیت بسیار است.
آنچه از پیشروی شما میگذرد درمورد ” شماره گیرهای موفق تلفن Vtech ” است، ما در شرکت هاوش تلاش میکنیم راهنمای خوبی برای تمام کسب و کارهایی باشیم که قصد دارند از خدمات مرکز تماس و امور مربوط به مشتریان استفاده کنند.
تماس های موفق و بهره وری آن در کسب و کارهای کوچک
شماره گیری برای موفقیت
قبل از اینکه به مفهوم شمارهگیری برای موفقیت اشاره کنیم، لازم است با معنای شمارهگیر در تلفنهای قدیم و جدید آشنا شویم.
به جرات میتوان گفت یکی از بزرگترین اتفاقات و رویدادهای بشری، در کنار اختراعات بیشمار، اختراع تلفن بوده است. اما این تلفنها از تولد تا به امروز اتفاقات زیادی را پشت سرگذاشته اند تا به مرحله امروز رسیدهاند. یکی از قسمتهای مهم و مزایای سیستم های تلفن هوشمند، شمارهگیرهای آن است، چرا که دو نفر برای ارتباط اولیه لازم است شماره را بگیرند و با هم ارتباط برقرار کنند، پس این قسمت یکی از مهمترین و حیاتیترین بخشهای تلفنهاست. تلفنهای سنتی از نظر طراحی و کارکرد بسیار سادهتر از تلفنهای مدرن و هوشمند امروزیاند و دکمههایی برای شماره گیری رو خود تلفن وجود داشت. اما رفته رفته و با پیشرفت صنعت بخصوص در حوزه مخابرات و دیجیتال، تغییرات بسیار زیادی در تلفنها ایجاد شد. یکی از قسمتهای تلفنهای جدید که تغییر زیادی کرد و باعث دستاوردهای بزرگی برای کسب و کوچک شد، قسمتی است که شماره گرفته میشود. برای موفقیت و رقابت با رقبا باید سرعت عمل داشته باشیم، پس طراحان تلفنهای مدرن مانند آوایا، Vtech، پاناسونیک و... برای بالا بردن سرعت عمل و موفقیت شرکتها و مشاغل کوچک شماره گیرهایی را طراحی کردند که سریع و آسانتر با مشتری ارتباط برقرار میکنند و از طرفی با ذخیره کردن برترین مخاطبان، راحت و سریعتر با آنها میتوان در ارتباط بود که همین موضوع در پیشرفت و سرعت آنها اهمیت به سزایی دارد.
تماس های تجاری موفق
حتی در عصر ارتباطات آنلاین امروزی، فروشندگان نمیتوانند بدون برقراری تماس تلفنی کاری انجام دهند. چه تماس های سرد باشد یا برقراری یک جلسه حضوری یا حتی یک تماس معمولی با یک مشتری معمولی، چرا که تماسهای تلفنی بدون مشکل برای فروشندگان مهم است. لازم است بیشتر از تماسهای تلفنی موفق با مشتریان بدانیم.
ضرورت آمادگی لازم
قبل از اینکه تلفن را بردارید و شماره را بگیرید، مشخص کنید که چرا میخواهید با مشتری تماس بگیرید و به چهچیزی میخواهید برسید. بسته به هدف تماس، جزوهای تهیه کنید و نکات کلیدی را که میخواهید به آنها دست بزنید یادداشت کنید. بهاین ترتیب هیچ چیز مهمی را در طول تماس فراموش نخواهید کرد. اگر اولین تماسی است که با مشتریان برقرار میکنید، تا آنجا که میتوانید اطلاعات زیادی درمورد آنها کسب کنید.
تاثیرگذاری مناسب
سعی کنید تماس را با احوالپرسی و معرفی خود آغاز کنید – از ابتدای مکالمه نام خود، نام شرکت و موقعیت خود را در شرکت اعلام کنید. این یک اساس کلی برای مکالمههای طرفین است و مشتریان نیز راغب به پاسخگویی میشوند.
عنوان کردن علت تماس
کارشناسانی که با مشتریان تماس میگیرند، میبایست از همان ابتدا اعلام کنند که این تماس به چه دلیل است و مزاحم مشتری نمیشوید. بعنوان مثال، اعلام کنید، "من باید با شما درمورد یک ویژگی جدید صحبت کنم که CRM شما را تقویت میکند. آیا میتوانید همین الان به من 10 دقیقه فرصت دهید؟". اگر مشتری مشغول است، پیشنهاد کنید بعدا تماس بگیرید. زمان مشخصی را تعیین کنید که برای مشتری راحت تر باشد.
آهسته و واضح صحبت کنید
هنگامی که توجه مشتری را جلب کردید، دلیل اصلی تماس خود را توضیح دهید. بهخاطر داشته باشید که مشتری نمیتواند ژستها و حالات صورت شما را ببیند. بنابراین، بیان شیوایی داشته باشید، آهسته صحبت کنید و از جملات کوتاه استفاده کنید.
توجه به مشتری
وقتی با مشتری صحبت میکنید، توجه کامل خود را به او معطوف کنید. خوب گوش کنید، درصورت لزوم یادداشت بردارید. با تکان دادن سر یا خطاب به مشتری هر از گاهی علاقه خود را نشان دهید. همچنین سوال بپرسید و اجازه دهید مشتری صحبت کند. در طول تماس، مشتری باید احساس کند که شما در کنار او هستید. بنابراین، مشتری باید مطمئن شود که شما در حین تماس تلفنی، درگیر فعالیتهای دیگری نیستید. مشتری ممکن است نتواند شما را ببیند، اما میتواند بگوید که آیا به او گوش میدهید یا روی چیز دیگری تمرکز کردهاید.
رعایت کردن آداب تلفن
تحت تاثیر قرار دادن مشتری در ابتدای تماس کافی نیست، مهم این است که در دقایق بعدی آنها را دلسرد نکنید. ناگفته نماند که هنگام صحبت با تلفن، نوشیدنی نخورید، آدامس نجوید و کارهای دیگر انجام ندهید. سعی کنید از برقراری تماس در مکانهای عمومی مانند رستوران یا کافه و همچنین جاهای شلوغ خودداری کنید. باید دانست که تماس در زمان مناسب نیز بخشی از آداب تماسهای تجاری موفق است.
اهمیت پایان تماس
هنگامی که درباره همه موارد مهم صحبت کردید، خلاصه کردن نتایج تماس و پیگیری را فراموش نکنید. بعنوان مثال، زمان دقیق جلسه را تکرار کنید و به مشتری یادآوری کنید که چه مدارکی را ارسال خواهید کرد. شما همه چیزهایی را که درمورد آن توافق کردهاید روشن میکنید و همزمان از سوء تفاهم جلوگیری میکنید.
پس از تماس، تمام یادداشتهای خود را در اسرع وقت در CRM خود ذخیره کنید. قرار ملاقات را در تقویم خود برنامهریزی کنید، مدارک لازم را ارسال کنید و هر اطلاعات دیگری که مشتری به شما گفته است که ممکن است دفعه بعد مفید باشد را یادداشت کنید.
بهره وری مشاغل کوچک
باید دانست که زمانی یک کسب و کار و شغل به یک سودآوری میرسد، یعنی به موفقیت رسیده است. بنابراین مدیران برای افزایش سودآوری و بهره وری در کسب و کار، میبایست خروجی مناسب هم داشته باشند. چند عامل باعث بهرهوری میشود.
- خدمات مشتری: بسیاری از کسب و کارها متکی به سیستم تلفن و پشتیبانی آنهاست. یعنی کارشناسانی در مراکز تماس مشغول به کارند که هر لحظه می بایست پاسخگوی نیاز مشتریان باشند و خدمات مناسب به آنها ارائه دهند. این موضوع اگر بصورت مداوم و بهترین شکل انجام گیرد، باعث بهرهوری و سودآوری مشاغل کوچک (تلفن های مدرن در رشد کسب و کار) میشود.
- ویژگیهای خودکار: اگر انتظار حجم بالایی از تماسها را دارید، به ارائه دهندهای نیاز دارید که بسیاری از ویژگیهای مدیریت تماس خودکار را ارائه دهد. این موارد میتواند شامل: توزیع تماس خودکار، پیام صوتی به ایمیل یا پست صوتی به متن و نگه داشتن موسیقی باشد. برای اینکه مشتریانتان منتظر نمانند، ممکن است بخواهید برنامههایی را نیز بررسی کنید که شامل مسیریابی هوشمند تماس، ارسال، برگشت و انتقال تماس میشود.
- کارمندان از راه دور: اگر بسیاری از کارمندان از راه دور را مدیریت میکنید، ممکن است به خدماتی با ابزارهای ارتباطی تیمی قوی نیز نیاز داشته باشید. این ابزارها میتوانند شامل یک برنامه موبایل با استفاده آسان، پیام رسانی تیمی و فردی، اشتراک گذاری فایل و کنفرانس ویدیویی باشد. فقط مطمئن شوید که یک سیستم مبتنی بر مرکز تماس ابری بهجای سیستم داخلی را انتخاب کردهاید.
بهترین سیستم های تلفن های مشاغل کوچک
اگر صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، مدیران باید بدانند که با وجود کوچک بودن، ارتباطات بسیار گستردهای با دیگر شرکتها دارند و برای ایجاد این کار نیاز به سیستمهای تلفنی دارند که ارتباطاتشان را سریعتر، کم هزینهتر و آسانتر کند، بنابراین شما میتوانید برروی این موضوع تمرکز کنید. آنها همچنین به فناوری تلفن VoIP متکی هستند که به شما امکان میدهد از اتصال اینترنت برای کل سیستم تلفن تجاری خود استفاده کنید. سیستمهای تلفن VoIP هیچ تجهیزات خاصی برای خرید یا کارکنانی برای مدیریت آنها ندارند. بسیاری از ارائه دهندگان VoIP همچنین سیستمهای تلفن تجاری را بطور قابل توجهی پیشرفته کردهاند که به شما امکان میدهد ویژگیهای ارتباطی یکپارچه مانند کنفرانس ویدیویی، چت تیمی و پست صوتی به ایمیل را اضافه کنید.

در سیستم تلفن مشاغل کوچک به دنبال چه چیزی باشم؟
کسب و کارهای کوچک میتوانند با حاشیههای سود کمتری مواجه شوند، بویژه در سالهای اولیه فعالیتشان، و کاهش هزینهها تا جایی که ممکن است میتوانند برای موفقیت ضروری باشد. راه حلهای تلفن VoIP ابری یک گزینه عالی برای کاهش هزینههای مرتبط با خدمات تلفن سنتی است. بعنوان مثال، VoIP به این معنی است که شرکتهای کوچک نه تنها میتوانند تلفنهای اداری سنتی را نادیده بگیرند، بلکه میتوانند گزینههای کار از راه دور را برای کارکنانی که به دفتر فیزیکی متکی نیستند نیز بررسی کنند. با کمک برنامههای مرتبط با این سرویسها، کارمندان میتوانند از تلفن همراه یا رایانه خود برای برقراری یا دریافت تماس، ارسال پیامک یا تماس ویدیو کنفرانس استفاده کنند.
جدای از هزینه، دو مورد از مهم ترین عواملی که باید در سیستم تلفن مشاغل کوچک به آن توجه کرد عبارتند از:
- سهولت استفاده: هرچه سرویس و برنامههای مرتبط سادهتر و شهودیتر باشند، بهتر است. برقراری تماس تلفنی یا ارسال پیامک باید ساده باشد و خدمات VoIP شما هرگز نباید این احساس را در شما ایجاد کند که فقط برای دسترسی به فرد مناسب نیاز به استخدام اپراتور دارید. بهدنبال سرویسی باشید که ویژگیهایی را ارائه میدهد که زندگی شما را آسانتر میکند.
- انعطاف پذیری: یکی از مشخصههای اصلی کسب و کارهای کوچک، انعطاف پذیری آنها با سیستمهای ارتباطی است. توانایی سرویس VoIP برای مقیاس پذیری با کسب و کار شما باید از همان ابتدا با خطوطی که بهراحتی اضافه و قیمتگذاری میشوند، مشخص باشد.
تلفنهای Vtech نمونهای خوب برای سیستمهای تلفن برای کسب و کارهای کوچک است. در ادامه بیشتر از مزایای آن برای مشاغل متوسط و کوچک خواهیم گفت.
سیستم های تلفن های Vtech
چند سالی است که سیستمهای تلفن Vtech وارد بازار شدهاند و بسیاری از شرکتها و کسب و کارها ضمن استفاده از آن ابراز رضایتمندی کردند. چرا که این تلفنها مانند دیگر تلفنهای پیشرفته دارای قابلیتها و امکانات زیادی هستند. بسیاری از کسب و کارها بخصوص مشاغل کوچک بهدنبال سیستمی هستند که هم باعث کاهش هزینهها شود و هم در بهبود و بهرهوری کسب و کارشان تاثیرگذار باشد، از طرف دیگر هر کجا که میخواهند از آن بهراحتی استفاده کنند و قابل استفاده برای هر شرایطی باشد و هم بعنوان تلفن رومیزی و هم بصورت بیسیم کار کنند، که تلفنهای Vtech دارای آن قابلیتها هستند. یکی دیگر از قابلیتهای مهم این تلفنها این است که دارای سیستم تلفن گویا هوشمند و صندوق پست صوتی هستند و مشاغل کوچک میتوانند، تماسهای خود را با مشتریانشان، با کیفیت عالی برقرار کنند. علاوهبر موارد گفته شده، استفاده از شماره گیرهای آن بسیار سریع و آسان باشد، چون دنیای امروز دنیای سرعت است، بنابراین این گزینه هم بسیار اهمیت دارد. همه موارد گفته شده بعلاوه مواردی مانند بهینه سازی فضای کسب و کار، پیاده سازی در دو گام، داشتن صندوق پستی دیجیتال و... از مواردی است که کسب و کارهای کوچک بهدنبال آن هستند و شاید بهجرات بتوان گفت، تنها تلفنهایی که دارای این خصیصه میباشد، تلفن های Vtech است که از این مزایا و قابلیتها برخوردارند. همه عوامل گفته شده از مهمترین موضوعاتی است که بسیاری از کسب و کارهای کوچک که بهدنبال تماسهای موفق و بهره وری مشاغلشان هستند، از آن استفاده میکنند.
نتیجه گیری
همانطور که گفته شد، همه مشاغل کوچک و بزرگ مایل هستند که از ارتباطات بهتر بهرهمند شوند. با این حال، برای مشاغل کوچک، ممکن است نیازهای خاصتری وجود داشته باشد که باید برای یافتن سیستم تلفن مناسب، مانند بودجههای محدودتر، به آنها توجه شود. بههمین دلیل است که تحقیق درمورد سیستمهای تلفن تجاری برای مشاغل کوچک بسیار ضروری است. مدیران مشاغل کسب و کار کوچک، میخواهند سیستمی را پیدا کنند که بهترین قیمت و کیفیت را داشته باشد. با ورود تلفنهای هوشمند Vtech به عرصه تجارت همه کسب و کارها بخصوص کسب و کارهای کوچک تغییرات زیادی در آنها بوجود آمد. بدین صورت که علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینهها، باعث جذب بیشتر مشتریان هم میشود. بنابراین باید گفت با ورود سیستم تلفنهای مدرن به بازار، علاوهبر موفق بودن تماسها، باعث رشد بهرهوری در این مشاغل شد.