چگونه بهترین ایجنت مرکز تماس باشیم

مراکز تماس می‌توانند تبدیل به مراکز تجاری و یا استراحت شوند. اگر یک مشتری شاکی یا نگران تماس بگیرد و با یک ایجنت در مراکز ترکیبی بی ادب یا غیر فعال مواجه شود، احتمال دارد که پس از این تماس، راه خود را به‌سوی فروشنده‌ی دیگری کج نماید. خوش بختانه نکاتی برای ارائه به ایجنت‌های مرکز تماس وجود دارد تا هم بهترین خدمات به مشتریان ارائه شود و هم آن‌ها را خوش حال و شاد نگاه دارد.

همیشه به آن‌چه که مشتری می‌گوید به‌خوبی گوش کنید و هیچ‌گونه سرویس یا پاسخی را بدون گوش‌دادن کامل به مسئله ارائه نکنید. قطع کردن حرف، حتی اگر همراه با ارائه‌ی یک ایده باشد پذیرفته نیست، زیرا مشتری در مرتبه نخست باید تخلیه شود، این وقتی است که مشتری می‌خواهد ابراز ناامیدی کند و در بسیاری از وقت‌ها پس از گفتن همه‌ی گلایه هایش، آرام شده و امید به او باز می‌گردد و در این زمان است که نماینده یا ایجنت می‌تواند راه حل مناسب را ارائه نماید.

یک مکالمه شخصی و بسیار دوستانه را با مشتری آغاز کنید، به‌عنوان مثال صدا کردن مشتری با نامش به او آرامش و امید می‌دهد. دوستانه بودن مکالمه با مشتری باعث می‌شود تا میزان پذیرش او به شکل قابل توجهی افزایش یابد. البته هیچ وقت زیاده‌روی نکنید چون ایجاد یک رابطه دوستانه بدون ملاحظه، ممکن است ارتباط را به‌سوی بی‌ادبی پیش ببرد.

ایجنت‌ها باید در نظر داشته باشند که قرار است این مشتری را برای همیشه حفظ کنند پس رعایت این اصل که مشتری همیشه درست می‌گوید، نکته کلیدی و مهمی است.

پیدا کردن تقصیر و مقصر در ارتباط با مشتری راه خطرناکی است و می‌توان با یک عذرخواهی ساده ولی قلبی، راه را برای امیدوار کردن مشتری باز نمود و این بهترین روش برای ایجاد یک ارتباط یکپارچه پایدار با مشتری است.

به مشتری امید بدهید ولی هیچ وقت قولی که قادر به انجام آن نیستید را به مشتری ندهید، چرا که او فراموش نخواهد کرد و در آینده‌ای نچندان دور آن‌را از شما یا از سازمان شما مطالبه خواهد کرد.

در نهایت، وقتی با مشتریان صحبت می‌کنید، شاد باشید. لبخند بزنید حتی اگر گمان می‌کنید که لبخند شما در یک ارتباط تلفنی دیده نخواهد شد ولی یقین بدانید که مشتری احساس خواهد کرد، آن‌ها وقتی بدانند برای شما اهمیت دارند، آرام، امیدوار و راضی خواهند شد.