آنچه خواهیم خواند
بالا بردن اثربخشی ایجنت مرکز تماس
اثربخشی ایجنت مرکز تماس
آیا میخواهید مرکز تماس مناسبی را برای خود ایجاد کنید؟ درباره اینکه چگونه راهحلهای کال سنتر میتوانند از مکالمهها تلفنی سرنخهای بیشتری برای شما به ارمغان بیاورند، بیشتر بیاموزید.
با وجود سیستمهای مناسب، افزایش در هوش حرکتی و آموزش موثر در نحوه استفاده از ابزارهای مدرن، میتوانید کارهای بیشتری انجام دهید، بدون اینکه پولتان را از دست بدهید.
آن چه از پیش روی شما می گذرد در مورد " بالا بردن اثربخشی ایجنت مرکز تماس " است، ما در شرکت هاوش تلاش می کنیم راهنمای خوبی برای تمام کسب و کارهایی باشیم که قصد دارند از خدمات کال سنتر هوشمند و امور مربوط به مشتریان استفاده کنند.
مدیریت تماس های مشتری
مدیریت تماس های مشتری توسط ایجنت مرکز تماس فقط یک بازی اعداد یا یک موضوع استراتژی مسیریابی نیست. در اصل، موضوع مدیریت عاطفی است – اطمینان حاصل کنید که هر یک از مشتریان شما احساس میکنند شنیده میشوند، درک میشوند و کمک میکنند بدون اینکه اجازه دهید همه چیز از بین برود. این شامل استفاده از فناوری است که برای شما کار میکند و به شما کمک میکند تا با موفقیت درخواستها را پیشبینی کنید، توضیحات را به طور مؤثر ارائه دهید، اعتماد ایجاد کنید، پشتیبانی ارائه دهید، آموزش دهید بدون حمایت، و دوستی ایجاد کنید – هر بار که تلفن را برمیدارید.
شخص و موضوع را شناسایی کنید
احتمالا هزاران، شاید دهها هزار مشتری دارید. اما در دنیای مشتریان شما، آنها تنها مشتری شما هستند. جای تعجب نیست که آنها از شما انتظار دارند که به طور کامل درمورد مشکل آنها مطلع شوید، از تاریخچه اخیر آنها مطلع شوید و آماده باشید. اگر شخصی یک بار در مورد مشکلی که در بخاریاش وجود دارد با شما تماس گرفته است، انتظار دارد که به خاطر بیاورید که او درمورد چهچیزی با شما تماس میگرفت. اگر با او تماس بگیرید، او انتظار دارد که قبلاً در جریان قرار گرفته باشید - قطعاً نه اینکه مجبور باشد دوباره توضیح دهد.
وقتی از یک سیستم تلفنی (تلفن کسب و کار محلی) با قابلیتی استفاده میکنید که فوراً نکات برجسته تاریخچه مشتری را به شما میدهد و میتوانید یک مزیت باورنکردنی کسب کنید. این کار در این زمینه نه تنها باعث میشود مشتریان شما احساس ارزشمندی و رضایت کنند، بلکه با کمک به شما در حل سریعتر نگرانیهای مشتری در زمان شما صرفه جویی میکند.
مفیدترین سیستمهای تلفن در مدیریت تماسهای مشتری میتوانند به شما در مورد آخرین معاملهای که مشتری شما انجام داده است، نوع بازخوردی که به شما داده است، اخیراً با شما ارتباط برقرار کرده است یا نه، و به شما این امکان را میدهند که جزئیات بیشتری را مشاهده کنید. برخی حتی یک عکس ارائه میدهند که میتواند به کارمندان شما کمک کند تا به یاد بیاورند که چه کسی هستند.
از لحن حرفه ای استفاده کنید
قابل درک است که چند چیز اولی که میگویید، اثربخشی ایجنت مرکز تماس را به کمک لحن در کل تعامل تعیین میکند. هنگام صحبت با تلفن، صاحبان مشاغل و کارمندان باید همیشه هدفشان آرامش و اعتماد به نفس باشد تا اعتماد به نفس را در تماس گیرنده القا کنند. لحن حرفهای همچنین به این معنی است که همیشه از کلمههای صحیح در زمینه بحث خود استفاده کنید.
در صورت امکان، باید با نام تماس گیرنده احوالپرسی کنید. همچنین باید هدفتان مطابقت با انرژی تماس گیرنده باشد.
هیجان بیش از حد با یک مشتری آرام میتواند منجر به ناراحتی شود، همانطور که صدای یکنواخت میتواند باعث سردرگمی شود. مطابقت با لحن مشتری به ایجاد همدلی و تنظیم سرعت مناسب برای تماس کمک می کند.
اگر مشتری آشفته است، به کارمندان خود آموزش دهید که آرام بمانند. به آنها کمک کنید به یاد داشته باشند که در تلفن کسب و کار محلی موقعیت آنها کل تعامل را شکل می دهد. آنها را تشویق کنید که با سرعت عادی و واضح با صدای مثبت صحبت کنند. آنها باید هدفشان این باشد که حمایتگر و باهوش باشند و برای درک مشتری تلاش کنند.
کارمندان شما نیز باید احساس راحتی کنند که خودشان باشند و از شوخ طبعی و شخصی سازی خودشان استفاده کنند. این چیزی است که میتواند تعامل با کسب و کار شما را خاص کند. با این حال، اطمینان از اینکه آنها می دانند چگونه و در چه زمانی این کار را انجام میدهند، برای ایجاد اعتماد و انجام کار در مدیریت تماسهای مشتری موثر است.
با دقت گوش کنید و ارتباط برقرار کنید
در تماسهای مشتری مانند زندگی، موفقترین افراد بیش از آنکه صحبت کنند، هدفشان گوش دادن است. گوشدادن با دقت و صرف زمان برای ایجاد رابطه میتواند تفاوت را در موفقیت یک تماس ایجاد کند.
در اینجا چند نکته مفید وجود دارد:
همیشه آنچه را که می شنوید تکرار کنید
پرسشهای روشنگر بپرسید
عجله نکنید
صدا، لحن و موقعیت مشتری را منعکس کنید
مشتریان شما میخواهند احساس کنند که ارتباط واقعی با شما و کارمندان شما دارند. در نتیجه، ایجاد رابطه واقعی یک امر ضروری است. مرکز تماس برای افزایش احترام و اعتماد بین شما و مشتری کار میکند.
شکستن موفقیتآمیز یخ (خلع سلاح مشتری)، گوشدادن همدلانه، و آینه کاری دقیق مشتری، همگی ارتباط را به شیوهای قابل توجه و بهیاد ماندنی نشان میدهند.
به خاطر داشته باشید که مشتریان کمتر آنچه را که گفتید به خاطر خواهند آورد تا اینکه احساسی را که در آنها ایجاد کردید را به خاطر بسپارند. اثربخشی ایجنت مرکز تماس یعنی احساس شنیده شدن برای مشتریان شما بسیار موثرتر از رساندن حرف شما برای شماست، بنابراین مراقب نحوه تخصیص زمان خود باشید.
ایجنت مرکز تماس
پرسش های خوب بپرسید
هرکسی میتواند بپرسد "چطوری؟" یا "مشکل چیست؟" با این حال، نکته کلیدی درک این موضوع است که هر پرسشی مهم است و میتواند برای شکل دادن به تجربه مشتری شما کار کند. وقتی صحبت از کمک به مشتریان میشود، سه نوع پرسش اصلی وجود دارد. درک تفاوت بین آنها و نحوه استفاده از هر یک از آنها برای ایجاد یک تجربه خوب بسیار مهم است.
پرسشهای افتتاحیه پرسشهایی از این نوع به شما کمک میکند مکالمه را شروع کنید. آنها برای مکانیابی سریع مشکلها و نشان دادن همدلی در همان زمان عالی هستند.
استراتژی تلفن کسب و کار محلی
پرسشهای کاوشگر به شما کمک میکنند تا عمیقتر بروید – پاسخهای مشتریتان را باز کنید تا بتوانید دقیقاً بفهمید موضوع چیست یا آنها به دنبال چه هستند. اینها پرسشهای عالی برای حل مسئله و تعیین انتظارها هستند.
نحوه اتمام تماس در مرکز تماس
البته باز کردن تماس مهم است. با این حال، بستن تماس یک ثانیه بسیار نزدیک است. ترفند این است که مطمئن شوید در پایان عجله ندارید - باید فرود را بچسبانید. در پایان هر تماسی که مشکل حل میشود، باید:
مراحل بعدی را با مشتری تایید کنید
نشان دهید که چگونه از عود آن جلوگیری می کنید
مطمئن شوید که به تمام پرسشها پاسخ داده شده است
از مشتری بابت وقت گذاشتن و ادامه کارشان تشکر کنید
با استفاده از نام مشتری، یک آرزوی خوب ارائه دهید
در پایان تماس، اگر تشخیص دادهاید که مشکل از طریق تلفن قابل حل نیست، باید:
عذرخواهی کنید
مراحل بعدی را با مشتری تایید کنید
زمانی را برای پیگیری تعیین کنید
از مشتری بابت وقت گذاشتن و ادامه کارشان تشکر کنید
با استفاده از نام مشتری، یک آرزوی خوب ارائه دهید
نتیجه گیری
مدیریت تماسهای مشتری به کمک اثربخشی ایجنت مرکز تماس: مثل همیشه، تأثیرگذارترین عناصر هر تعامل با مشتری در مرکز تماس ، بدون توجه به موضوع یا نتیجه، شفافیت و همدلی است. اگر میل خالصانهای برای کمک به مشتری نشان دهید و مراحلی را که قرار است برای انجام این کار بردارید شفاف باشید، انتظار او را بیشتر برآورده خواهید کرد.