آنچه خواهیم خواند

شماره گیر پیش بینی کننده (Predictive Dialer) چیست؟

شماره گیرهای خودکار

شماره گیر پیش بینی کننده (Predictive Dialer)، شماره گیرهای خودکاری هستند که تماس‌های تلفنی را حتی قبل از در دسترس قرار گرفتن کارشناسان، برقرار می‌کنند. این شماره‌گیرها طوری طراحی شده‌اند تا بتوانند کارایی کارشناسان و نمایندگان تماس را تا حد امکان افزایش دهند و تماس‌های بی‌پاسخ را به سرعت به کارشناس بعدی وصل کنند. شماره ‌گیرهای پیش ‌بینی ‌کننده می‌توانند با خودکار کردن فرآیند برقراری تماس و پیگیری این که چه کسی و در چه زمانی تماس گرفته است، به افزایش بهره‌‌وری کمک کند. آن‌ها هم‌چنین می‌توانند با ارائه اطلاعات در‌مورد فردی که قبل از برقراری تماس با او تماس گرفته، به صرفه‌جویی در زمان کارشناس بعدی کمک کنند.

آن‌چه از پیش‌روی شما می‌گذرد در‌مورد شماره گیر پیش بینی کننده (Predictive Dialer) است، ما در هاوش تلاش می‌کنیم راهنمای خوبی برای تمام کسب و کارهایی باشیم که قصد دارند از خدمات مرکز تماس و امور مربوط به مشتریان استفاده کنند.

شماره گیر پیش بینی کننده چیست؟

شماره ‌گیرهای پیش ‌بینی ‌کننده به سیستم‌های مراکز تماس خروجی می‌گویند که به‌طور خودکار از فهرستی از شماره‌‌های تلفن، شماره‌‌گیری می‌کنند، مانند: شماره ‌گیرهای خودکار یا موارد این‌چنینی. یک شماره ‌گیر پیش ‌بینی ‌کننده، به‌طور خودکار با شماره‌‌ها تماس می‌گیرد تا زمانی که شماره اتصال را تشخیص دهد، سپس تماس را به یک کارشناس وصل می‌‌کند. شماره‌ گیرها سیگنال‌‌های مشغول، پیام‌‌های صوتی، پاسخ‌‌های بدون پاسخ، شماره‌‌های قطع شده و غیره را بررسی می‌کنند.
پرسش این است که چه‌چیزی شماره گیرهای پیش بینی (Predictive Dialer) را از سایر شماره گیرهای خودکار متمایز می کند؟ پاسخ این است، توانایی آن‌ها در استفاده از معیارهای تماس برای پیش بینی لحظه‌ای که عوامل انسانی برای برقراری تماس بعدی در دسترس خواهند بود. اگر یک مرکز تماس مشغول باشد و تعداد زیادی از نمایندگان در‌حال گفتگو باشند، شماره‌‌گیر پیشگو سرعت تماس خود را کاهش می‌دهد یا آن را متوقف می‌‌کند تا زمانی که بداند نمایندگان به پایان تماس‌ها نزدیک می‌شوند. یکی دیگر از ویژگی‌های متمایز کننده شماره گیرهای پیش بینی کننده این است که چندین شماره را به‌طور همزمان شماره گیری می‌کنند. برخی از شماره‌گیرها حتی می‌توانند با انواع CRM و مدل های مدیریت ارتباط با مشتری ادغام شوند تا معیارهای تماس را مشاهده کنند.

چگونگی کارکرد شماره گیرهای پیش بینی کننده

همان‌طور که از نام آن پیداست، شماره‌گیرهای پیش‌ بینی‌ کننده (Predictive Dialer)، پیش ‌بینی می‌‌کنند که چه زمانی نمایندگان در تماس بعدی آزاد خواهند بود و سپس شماره‌‌ها را از طرف نماینده، شماره‌ گیری می‌‌کنند. شماره ‌گیرنده از الگوریتم‌ هایی استفاده می‌‌کند تا زمان دقیقی را که یک نماینده باید با یک تماس تمام کند، حدس بزند و سپس شماره دیگری را شماره ‌گیری می‌‌کند. هنگامی که به‌درستی کار می‌‌کند، شماره‌ گیرهای پیشگو، جریان ثابتی از تماس‌ها را با زمان قطعی بسیار کم به نمایندگان ارائه می‌کنند.
این موضوع می‌تواند در وقت نمایندگان و بازاریاب‌های تلفنی صرفه جویی زیادی کند. برای نمونه، شماره گیری دستی یک شماره می‌تواند ۳۰ ثانیه طول بکشد، و از هر سه یا چهار تماس فقط به یک تماس پاسخ داده شود. اما با این شماره ‌گیرهای خودکار، آن‌ها می‌‌توانند میانگین طول یک تماس و میانگین تعداد شماره‌ گیری‌‌های لازم برای برقراری ارتباط را محاسبه کنند و طوری آن را بهینه کنند تا کارشناسان بتوانند به‌طور یکپارچه از یک تماس به تماس دیگر حرکت کنند.

اثر بخشی شماره گیرهای پیشگو

گزارش‌های مختلفی در‌مورد اثربخشی شماره‌ گیرهای پیش‌بینی کننده وجود دارد. هنگامی که استفاده از تلفن یک نگرانی اولیه است، نشان داده شده است که این شماره‌ گیرهای خودکار نتایج چشم‌گیری از خود ارائه می‌دهند. یک مطالعه نشان داد که شماره گیرهای پیش بینی کننده می‌توانند بهره‌وری نماینده را ۲۰۰ تا ۳۰۰ درصد بهبود بخشند.

مزایای شماره گیر پیشگو

نرم افزار شماره‌گیر پیشگو می‌تواند ابزاری عالی برای مشاغلی باشد که تماس های خروجی زیادی برقرار می‌کنند. شماره ‌گیرهای پیش ‌بینی‌ کننده می‌‌توانند با خودکار کردن فرآیند برقراری تماس و پیگیری این که چه کسی و در چه زمانی تماس گرفته است، به افزایش بهره‌وری کمک کند. آن‌ها هم‌چنین می‌توانند با ارائه اطلاعات در‌مورد فردی که قبل از برقراری تماس با او تماس گرفته می‌شود، به صرفه جویی در زمان کمک کنند. این موضوع، می‌تواند برای فروشندگانی که نیاز دارند قبل از شروع فروش بیشتر در‌مورد مشتریان بالقوه خود بدانند بسیار مفید باشد.

• افزایش کارایی:
شماره‌گیر خودکار از الگوریتم‌‌هایی برای اختصاص تماس‌‌ها به نمایندگان بر اساس مدت زمان استفاده می‌کند. روند کاری مراکز تماس شرکت‌ها، با این شماره‌گیر کارآمدتر خواهند بود و زمان کمتری را برای کارهای روزمره صرف می‌کنند. این به مراکز تماس امکان می‌دهد چندین تماس را همزمان برقرار کرده و اطمینان حاصل کنند که تماس مناسب در زمان مناسب برقرار می‌شود. این امر زمان انتظار را کاهش و زمان مکالمه را افزایش می‌دهد و در نهایت کارایی باعث افزایش بهره‌ وری مراکز تماس می‌شود.

• افزایش فروش:
یکی از موثرترین راه‌ها برای افزایش تولید سرنخ شرکت‌ها، استفاده از شماره‌گیر پیش بینی کننده (Predictive Dialer) است. شماره‌ گیرهای پیش ‌بینی ‌کننده برای تولید سرنخ مفید هستند، زیرا فرآیند برقراری تماس و اتصال آن‌ها به نمایندگان را به‌صورت شماره گیر‌های خودکار می‌‌کنند. این بدان معنی است که نمایندگان می‌توانند زمان بیشتری را صرف صحبت با سرنخ‌ها کنند که این امر می‌تواند منجر به فروش بیشتر شود. مشتریان بالقوه توجه کامل شما را به خود جلب می‌کنند.

• کاهش زمان بیکاری:
اتصال دستی تماس‌ها برای نمایندگان وقت‌گیر است. هر زمان که یک نماینده فروش تلفن را بر می‌دارد، زمان زیادی را برای گوش دادن به زنگ‌های شلوغ، دستگاه‌‌های منشی تلفنی یا تماس‌های قطع شده تلف می‌‌کند. شماره گیرهای پیشگو به‌طور خودکار تماس‌ها را با این سیگنال‌های اتلاف وقت نادیده می‌گیرند. این کار علاوه بر افزایش بهره‌وری عامل، به کاهش زمان بیکاری نیز کمک می‌کند. شماره گیرهای پیشگو شناسایی شماره‌های محلی فعال و غیر فعال را آسان می‌کند. در دسترس بودن کارکنان را کنترل می‌کند و تماس‌ها را با نمایندگانی که برای گرفتن آن‌ها در دسترس هستند، دوباره مسیریابی می‌کند. به‌همین دلیل، نماینده می‌تواند تماس‌های بیشتری را در مدت زمان مشابه انجام دهد.

• افزایش خدمات مشتری:
شماره گیرهای پیش بینی کننده با نظارت بر مدت زمان هر تماس و تعداد تماس‌هایی که توسط یک شخص زنده پاسخ داده می‌شود، کار می‌کنند. بر اساس این اطلاعات، این شماره ‌گیرها، پیش ‌بینی می‌کند که احتمالا چه زمانی به تماس بعدی پاسخ داده می‌شود و تماس را به یک نماینده متصل می‌‌کند. اگر هیچ نماینده‌ای در دسترس نباشد، تماس در یک صف قرار می‌گیرد. شماره گیرهای پیشگو به نمایندگان اجازه می‌دهند تا تماس‌ها را در زمان‌های مناسب برنامه‌ریزی کنند. این ویژگی‌های شماره گیرهای پیش‌بینی کننده می‌تواند باعث افزایش رضایت و وفاداری مشتری در مراکز تماس شود.

• کاهش هزینه ها:
زمانی که موفقیت کسب و کارها به برقراری هرچه بیشتر تماس‌های تلفنی در مدت زمان کوتاه بستگی داشته باشد، نرم افزار شماره گیری پیش بینی کننده بهترین گزینه است. یک شماره‌ گیر پیش ‌بینی‌ کننده می‌تواند هزینه‌‌های کلی را با خودکار کردن فرآیند برقراری تماس‌‌های تلفنی و فقط با اتصال تماس‌‌هایی که توسط یک شخص زنده پاسخ داده می‌‌شود، کاهش دهد. این موضوع علاوه بر این که باعث افزایش رضایت مشتری می‌شود، باعث صرفه جویی در هزینه‌ها نیز می‌شود.

نتیجه گیری

نتیجه این که با شماره گیر پیش بینی کننده (Predictive Dialer)، می‌ توان در زمان‌هایی که برای آن‌ها راحت‌تر است و با هزینه کمتری نسبت به تماس‌‌های بازاریابی تعاملی و تلفنی سنتی، با مشتریان تماس گرفت. هدف ارائه محصولات و خدمات مورد علاقه مشتریان است. مدیران در نظر داشته باشند که اگر در زمان مناسب با پیشنهادات مرتبط با مشتریان تماس بگیرید، آن‌ها به کسب و کار شما وفادارتر خواهند بود. به‌طور کلی، شماره گیر پیشگو می‌تواند یک دارایی عالی برای مشاغلی باشد که تماس های خروجی زیادی برقرار می‌کنند. آن‌ها می‌توانند به افزایش بهره‌وری و صرفه جویی در زمان کمک کنند.