آنچه خواهیم خواند
مشاور مرکز تماس (Call Center Advisor)
مشاور کال سنتر
مشاور مرکز تماس (CC Advisor) یا Call center Advisor، بهکسانی میگویند که اغلب خط مقدم یک سازمان و شرکت هستند. وظایف مشاوران مرکز تماس شامل: ارائه اطلاعات درمورد محصولات و خدمات، دریافت سفارشات، پاسخگویی به شکایات مشتریان، پردازش برگشتها و انجام فعالیتهای بیشماری دیگر میشود.
آنچه از پیشروی شما میگذرد درمورد مشاور مرکز تماس (CC Advisor) است، ما در شرکت هاوش تلاش میکنیم راهنمای خوبی برای تمام کسب و کارهایی باشیم که قصد دارند از خدمات مرکز تماس و امور مربوط به مشتریان استفاده کنند.
نقش مشاور مرکز تماس چیست؟
مشاور فردی با دانش عمیقتر در زمینه خاصی است که از تخصص خود برای راهنمایی و بهرهمندی دیگران استفاده میکند. آنها تجربه و دانش حیاتی خود را برای کمک به موفقیت کوتاه مدت و بلند مدت مشتریان خود استفاده میکنند. مشاور (CC Advisor) در خدمات مشتری کار میکند و گاهی اوقات بهعنوان اپراتور، نماینده یا دستیار مرکز تماس نیز شناخته میشود. آنها بهطور معمول پاسخگوی پرسشهای مشتریان از طریق تلفن و ایمیل هستند، ولی ممکن است از طریق پیام، پست و چت اینترنتی نیز با مشتریان ارتباط برقرار کنند.
وظایف مشاور مرکز تماس
بیشتر مردم، مراکز تماس را فضاهای بزرگی میدانند که پر از مامورانی است که بدون وقفه به تماسها پاسخ میدهند. با اینحال، واقعیت با این دیدگاه سنتی بسیار متفاوت است، و آن این است که وظایف مشاور مرکز تماس در سالهای اخیر بسیار تکامل یافته است.
• پاسخ به مشتریان
• برقراری تماس های خروجی
• پردازش سفارشات و پرداختها
• ردیابی سرنخها
• فروش
• تحقیق بازار و تحلیل معیارها
• مدیریت و بهروز رسانی پایگاههای داده

Call Center Advisor
مشاوره مرکز تماس
نکاتی درمورد بهبود ارتباط مشاوران تماس با مشتریان
• پاسخ به مشتریان
بهطور سنتی و بهطور معمول فقط درمورد خدمات تلفن صحبت میشود. امروزه پیشرفتهایی که در فناوری مرکز تماس بهوجود آمده، منجر به ادغام ابزارهایی شده است که امکان ارتباط سریعتر، نزدیکتر و چابکتر را بین مصرف کننده و مشاور فراهم میکند. برای تضمین تماس موثر با مشتری یا مشتری بالقوه، کار بر روی مهارتهای ارتباطی، هم از طریق صدا و هم بهصورت نوشتاری ضروری است. برای ایجاد اعتماد و امنیت مهم است که مشاور مرکز تماس بهخواسته مشتریان گوش دهد. اجازه دادن به مشتری برای این که احساس راحتی کند ضروری است. وضوح در گفتار نیز بسیار مهم است، همچنین توجه به جزئیات و حفظ لحن ادب و همدلی با مشتریان، در هر شرایطی که باشد لازم است.
علاوه بر تسلط بر سبک ارتباطی، مشاور لازم است با ارتباط مناسب با مشتریان احساس بهتری در آنها ایجاد کرده و باعث وفاداری مشتری در مرکز تماس شوند، مواردی مانند:
- فعالانه و همدلانه به صحبتهای مشتری گوش دهید
- مشخصات مشتری را شناسایی کنید و بدانید که چگونه بر اساس آن پاسخ دهید
- پرسشهای درست بپرسید تا به اصل موضوع برسید
- درک خود را نشان دهید و در یافتن راهحل فعال باشید
- اگر ابزار لازم را ندارید، تماس را به روشی چابک هدایت کنید
- مکالمه را با در اختیار گذاشتن وقت خود برای حل هرگونه پرسشی دیگر ببندید
- افزایش رضایت مشتری و اجرای استراتژیهایی برای بهبود تجربه
• برقراری تماس های خروجی
مشاور تماس (CC Advisor) یا تیم مرکز تماس تنها به پاسخگویی به تماسهای دریافتی اختصاص ندارند، بلکه یکی دیگر از وظایف مهمی که در روز انجام میدهند، برقراری تماس های خروجی با مشتریان است. این تماس مانند: تماس سرد است که مشاور با مشتری تماس میگیرد تا درمورد محصولات جدید و فروش آن صحبت کند.
برای تسهیل فرآیند، داشتن نرمافزاری با طراحی خاص ضروری است که به شما امکان میدهد تماسها را زمانبندی کنید، سرنخهای نامعتبر را شناسایی و اطلاعات تماس را پیش نمایش کنید تا بهرهوری و انگیزه مشاور را افزایش دهید.
• پردازش سفارشات و پرداخت ها
گرفتن و پردازش سفارشات یکی دیگر از وظایف اساسی هر مشاور مرکز تماس است. این موضوع شامل: پاسخ به پرسش مشتری درمورد خرید یک محصول یا خدمات و همراهی مشتری در ثبت سفارش بهصورت الکترونیکی است. بنابراین، این امر مستلزم آن است که نمایندگان، دانش جامعی از شرکت، محصولات و خدماتی که ارائه میکنند و فرآیندهایی که باید دنبال کنند، داشته باشند. ایجاد فضای امن برای مصرف کننده و ارائه خدمات پشتیبانی کامل برای ایجاد تجربه رضایت بخشی از خرید بسیار مهم است. علاوه بر این، نماینده باید مسئولیت پیگیری سفارشات و همچنین مدیریت لغو، تغییرات و عودت را نیز برعهده داشته باشد.
• ردیابی سرنخ ها
اگرچه وضوح تماس اول سناریوی ایده آل برای هر مرکز تماس است، ولی همه پرس و جوها منجر به یافتن پاسخ نمیشود. هنگامی که مسائل نمیتوانند فورا حل شوند، مشاوران باید برای ارزیابی وضعیت و ارائه خدمات پیگیری برای اطمینان از حل موضوع اقدام کنند. بههمین دلیل، ادغام سیستمهایی که اجازه میدهند این نظارت بهصورت خودکار انجام شود، فرآیند را برای عامل، تسهیل کرده و باعث بهبود تجربه مشتریان میشود.

• فروش
در بسیاری از موارد، هدف مشاور مرکز تماس (CC Advisor) و نمایندگیها، تولید سرنخ بیشتر است. شناسایی و استفاده از فرصتهای بالقوه، افزایش فروش متقابل هنگام تعامل با مشتریان بسیار مهم است. مورد اول به فروشهایی اشاره دارد که یک مشاور مرکز تماس توجه مشتری را به محصول یا خدمات جلب کند. درحالی که مورد دوم به زمانی اشاره دارد که یک مشاور، مشتری را برای خرید محصول اولیه ترغیب میکند.
• تحقیق بازار و تحلیل معیارها
انجام تحقیقات بازار، شناسایی الگوها و اندازهگیری نتایج برای هر مرکز تماسی ضروری است. بهطور معمول مرکز تماس اولین جایی است که بین کسب و کارها و مشتریان ارتباط برقرار میشود. بنابراین، مشاور برای جمع آوری نظرات و درخواستها بهمنظور بهبود خدمات مشتری تلاش لازم را میکند. جمع آوری دادههای ارزشمند برای توسعه شرکت بهمنظور بهبود ارتباطات و استراتژی جذب سرنخ و همچنین شناخت بهتر مشتری و البته راهاندازی محصولات یا خدمات جدید برای رفع نیازهای آنها ضروری است. بهطور خلاصه باید گفت این کار باعث تصمیمگیری بهتر میشود.
• مدیریت و به روز رسانی پایگاه های داده
حفظ یک پایگاه داده مرکز تماس سازمان یافته و به روز ضروری است و بههمین دلیل، مشاوران مرکز تماس (CC Advisor) میبایست نرم افزارهای خود را با یک مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خوب ادغام کنند. سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، تمام دادههای موجود هر کاربری را که با شرکت تماس گرفته یا دادهها را ذخیره میکند. علاوه بر این، به لطف اطلاعات جمع آوری شده، میتوان مشکلات مشتریان را پیدا و هدایت کرد. همچنین به شما این امکان را میدهد که تیمها را سازماندهی، و لیستی از مشتریان را تهیه و طبقهبندی کرد.
نتیجه گیری
نتیجه این مقاله این که مشاور مرکز تماس (CC Advisor) بهعنوان فردی که نسبت به دیگر همکاران خود دارای دانش بیشتری است و میتواند با استفاده از دانش خود در زمینههای مختلف مثل شکایات و انتقادات به مشتریان کمک کند. امروزه بر خلاف سالها قبل، پاسخ به مشتریان از راههای مختلفی امکان پذیر است، مانند: ایمیل، چت آنلاین، پیامهای صوتی. پس باید دانست که پاسخ به مشتریان، برقراری تماسهای خروجی، مدیریت پایگاهها، فروش و... از کارهای مشاوران مرکز تماس است