. نحوه استفاده از تلفن گویا برای خدمات تجربه مشتری
استفاده از تلفن گویا راه بسیار خوبی برای خدمات تجربه مشتری و بهبود آن است. با استفاده از سیستم تلفن گویا، می توانید راهی سریع و آسان برای دریافت اطلاعات یا کمک مورد نیاز مشتریان ارائه دهید و به کاهش زمان انتظار کارشناسان خدمات مشتری کمک کنید.

هنگام راه اندازی سیستم تلفن گویا IVR، مطمئن شوید که به مشتریان این امکان را می دهید که با یک شخص زنده صحبت می کنند. این به آن ها اجازه می دهد تا در صورت مشکل با استفاده از مراکز تلفن تحت شبکه و منوی این تلفن ها، کمک مورد نیاز خود را دریافت کنند.

• ایجاد یک منوی ساده و گویا
مطمئن شوید که منوی تلفن گویا شما به راحتی قابل پیمایش است. مشتریان باید بتوانند به راحتی اطلاعات یا کمک مورد نیاز خود را دریافت کنند. اگر منوی تلفن گویای شما گیج کننده باشد، مشتریان ممکن است ناامید شوند. همچنین پیام های تلفن گویا کوتاه، دقیق و مختصر باشد. مشتریان نمی خواهند به پیام های طولانی و خسته کننده گوش دهند. یکی دیگر از بهترین روش ها که باید هنگام ایجاد منوی تلفن خود رعایت کنید، استفاده از زبان طبیعی است. برای تعیین این که کدام عبارات و زبان بیشتر در بین مخاطبان مشتری دارد، می بایست تحقیقات کاربردی انجام شود. این کار باعث می شود که مشتریان آسان تر و راحت تر از این تلفن ها استفاده کنند.

• به روز کردن منوی تلفن IVR
کسب و کارهای کوچک باید مطمئن شوند که اگر تغییراتی در محصولات خود بوجود می آورند و به مشتری ارائه می دهند متناسب با آن به روز کنند، مانند به روز کردن منوی تلفن ها. با به روز نگه داشتن سیستم تلفن گویا، می توان اطمینان حاصل کرد که مشتریان همیشه دقیق ترین اطلاعات را دریافت می کنند. مدیران می بایست این کار را از طریق مجازی سازی و تولید نرم افزارهایی که کارشان جمع آوری اطلاعات از داده های سیستم تلفن گویاست انجام دهند و سپس همه اطلاعات را بطور دقیق تنظیم و پیاده سازی کنند.

• آماده سازی تیم اجرایی
مطمئن شوید که ابزارهایی را که برای رسیدگی به تماس های مشتریانی که از سیستم تلفن گویا IVR استفاده کرده اند، به کارشناسان تیم اجرایی و کسانی که مسئولیت خدمات مشتری بر عهده دارند، ارائه می شود. آن ها را با منوها آشنا کنید و اطلاعات لازم را در اختیارشان قرار دهید. این اطمینان به شرکت ها این نوید را می دهد که تیم اجرایی و خدمات مشتری همیشه آماده کمک رسانی به مشتریان هستند.

• تنوع در گزینه های خدمات مشتری
امروزه شرکت ها و کسب و کارهای متوسط و بزرگ برای ارتباط با مشتریان علاوه بر کانال هایی مانند چت زنده، ایمیل و موارد اینچنینی، از تلفن گویا نیز بعنوان یکی از ابزارهای مهم خدمات مشتری استفاده می کنند. این تنوع باعث می شود که نیاز مشتریان را بهتر و بیشتر بشناسیم.

• بررسی منظم سیستم تلفن گویا
شرکت ها و سازمان ها می بایست بطور مدام سیستم تلفن گویا IVR خود را کنترل کنند تا مطمئن شوند که به درستی کار می کند. در صورت بروز هر گونه مشکل، می توان آن را شناسایی کرده و فورا آن را رفع کنند. وقتی این تلفن ها مشکلی برایشان پیش بیاید، مشتریان نمی توانند ارتباط برقرار کنند و این موضوع باعث اتلاف وقت و هزینه زیاد می شود.

• اندازه گیری کارایی سیستم
چند معیار کلیدی وجود دارد که می توانید برای ردیابی اثربخشی سیستم تلفن گویای خود اندازه گیری کنید. این موارد شامل رضایت مشتری، نرخ اولین تماس و نرخ تماس رها شده می باشد. با ردیابی این معیارها، می توانید به رفع مشکل سیستم تلفن گویا کمک کنید.