آنچه خواهیم خواند
برون سپاری مراکز تماس
مراحل برون سپاری مراکز تماس
امروزه برون سپاری مرکز تماس یکی از استراتژیکترین تصمیمات تجاری کسب و کارهاست. چرا که بسیاری از شرکتها و سازمانها بهدنبال شرکای برون سپاری هستند که از این طریق هم بتوانند تماسهای خود را با هزینههای کمتر انجام دهند و هم از طریق تماسهای خروجی خود مشکلاتشان را برطرف کنند. شرکتها و سازمانها باید در نظر داشته باشند که ارائه خدمات کاربردی به مشتریان برای رفع مشکلاتشان و استفاده صحیح از محصولات کار کوچکی نیست، از این رو شرکتهایی که بهدنبال مقرون به صرفهتر کردن پشتیبانی مشتریان خود هستند، برون سپاری میتواند یک اقدام خوب باشد. در ادامه با مفاهیم مرکز تماس و چگونگی ارائه خدمات آن به مشتریان و همچنین روشها و رویههای این مراکز در شرکتها و سازمان آشنا میشویم.
آنچه از پیش روی شما میگذرد درمورد برون سپاری مراکز تماس است، ما در شرکت هاوش امیدواریم راهنمای خوبی برای تمام کسب و کارهایی باشیم که، قصد دارند از خدمات مرکز تماس و خدمات مربوط به مشتریان استفاده کنند.
برون سپاری
برون سپاری یعنی استفاده از نیروی کار قراردادی خارج از شرکت یا سازمان. در واقع شرکتها و سازمانها به مراکزی که در این زمینه مشغول فعالیت هستند اجازه میدهند تا وظایف مرتبط با مشتریان را به عهده بگیرند. متخصصان برونسپاری با پیروی از دستورالعملهایی که مدیران شرکتها و کسب و کارها به آنها داده است، عملیات را مدیریت میکنند. این رویکرد هزینه عملکردهای داخلی را متعادل کرده و در نتیجه باعث تقویت کسب و کارها میشود.
همچنین برونسپاری مراکز تماس شامل پشتیبانی فنی مرکز تماس، خدمات مشتری، جمعآوری بدهی و بازاریابی تبلیغاتی به یک ارائه دهنده شخص ثالث است. بعضی از این خدمات شامل تماسها تلفنی ورودی یا خروجی است. بسیاری از شرکتها و سازمانها با ارائه دهندگان برون سپاری مراکز تماس همکاری میکنند تا بعضی از وظایف عملیاتی خود را حذف کنند و از این طریق تیمهای داخلی آنها بتوانند بر نقاط قوت اصلی خود تمرکز کنند. باید گفت که بیشتر شرکتهای برون سپار در کشورهایی با شایستگیهای بالا هزینههای نیروی کار کمتری راه اندازی میکنند.
شما عزیزان میتوانید با مطالعه مقاله "مزیت برون سپاری مرکز تماس" اطلاعات تکمیلی و کافی را در این حوزه بهدست بیاورید.

مراحل برون سپاری مراکز تماس
در ادامه به مراحل برون سپاری مراکز تماس اشاره میکنیم:
• ارزیابی نیازهای خود
یکی از مهمترین مراحل برون سپاری مرکز تلفن، ارزیابی نیازهاست. یعنی قبل از شروع این فرآیند میبایست نیازهای کسب و کار خود را مشخص کنید. کشف دلایلی که چرا بهدنبال خدمات شرکتهای برون سپاری مرکز تماس هستید، حیاتی است. برخی از شاخصهایی که کسب و کار شما برای برون سپاری کال سنتر خود نیاز دارد شامل موارد زیر میباشد:
- افزایش حجم تماسها
- هزینههای بالای اداره بخش Call center شما
- نیاز به تمرکز بیشتر بر شایستگیهای اصلی
- اجتناب از مسائل اضافی کارکنان
- افزایش سطح خدمات مشتری
- برنامهریزی برای گسترش به مناطق جدید
موارد ذکر شده شاخصهایی بودند که نشان میدهد سازمان یا شرکت شما آماده است تا مرکز تماس خود را برون سپاری کنید یا خیر.
ارائه خدمات مناسب
یکی دیگر از پس از مراحل برون سپاری مراکز تماس ارائه خدمات مناسب به مشتریان است. پس خدمات مشتری از مباحث مهم آن بهشمار میرود. شناسایی نیازها و اهداف، جستجوی وب برای فروشندگان بالقوه لازم است. جستجوی ساده در گوگل برای شرکتهایی که در مرکز تماس خروجی یا ورودی تخصص دارند امری لازم است. امروزه شرکتها بهدنبال افزایش مستمر میزان رضایت مشتریان هستند، پس برای دستیابی به این هدف، لازم است خدمات مناسب با بهترین قیمت به مشتریان ارائه دهند.
• استفاده از آخرین تکنولوژی
قبل از نهایی کردن فرآیند برون سپاری، اطمینان یافتن از ابزارهای مناسب و استفاده از آخرین فناوری در مراکز تماس برون سپاری بسیار حیاتی است. مشتریان در نظر داشته باشند برای همکاری با یک ارائه دهنده برون سپاری، میبایست اطمینان حاصل کند که کال سنتر از تمام فناوری و سیستمهای مورد نیاز برای انجام بدون مشکل برخوردار است یا خیر؟
• ارائه مهارت های مناسب
هنگام انتخاب شریک برای مدیریت مرکز تماس میبایست خدمات مناسبی به مشتریان ارائه داده شود. علاوهبر آنچه گفته شد، ارائه دهنده خدمات برون سپاری مراکز تماس میبایست قادر به مدیریت زمان باشد. مشتریان از انتظار در صفهای طولانی متنفرند. نمایندگان شرکتها و کسب و کارها باید اطمینان حاصل کنند که میتوانند در کمترین زمان به همه مشتریان شما رسیدگی کنند. اعتماد مشتری به یک شرکت تحت تأثیر خدمات ارائه شده به مشتری است.
ارائه دهنده خدمات برون سپاری، به مهارت های زیر توجه کنید
- مهارتهای ارتباط عالی
- یکدلی
- دانش کامل محصول و خدمات
- سازمان
- مهارتهای حل مسئله
• انتخاب شریک برون سپاری مرکز تماس
استخدام شریک مناسب باید از یک فرآیند منظم با معیارهای دقیق برای ارزیابی قابلیتها پیروی کند. همچنین باید در نظر داشت شرکتی که تصمیم به استخدام آنرا دارید بهعنوان ارتباط اصلی شما با مشتریانتان عمل خواهد کرد، بنابراین انتخاب شریک بسیار مهم است. بهترین راه برای انجام این کار از طریق درخواست پیشنهاد RFP است.
RFP موارد زیر را پوشش میدهد:
- ساعات پوشش مورد نیاز
- زبانهای پشتیبانی شده
- جزئیات یکپارچه سازی دادهها در سیستمهای شما
- نوع پوشش مورد نیاز اعم از ورودی یا خروجی
- عملکرد
- عملیات مستمر
باید گفت در این مرحله، شما آماده هستید تا خدمات مراکز تماس خود را به نماینده مناسب بسپرید کنید
• مدیریت ارتباط با مشتری
آخرین مورد از مراحل برون سپاری مراکز تماس مدیریت روابط است. مدیریت مستمر مشارکت برای موفقیت برون سپاری کال سنتر حیاتی خواهد بود. شما میبایست یک مدیر اختصاصی برای نظارت بر این مشارکت داشته باشید تا مطمئن شوید که همه چیز به خوبی پیش میرود و انتظارات به وضوح بیان میشوند. قوانین ارتباطی را وضع کنید و بهطور منظم جلساتی را برای بررسی عملکرد و بحث درمورد مسائلی که ممکن است پیش بیاید برگزار کنید. هزینه برون سپاری مرکز تماس در سراسر جهان متفاوت است. نرخ ساعت معمولاً با توجه به مکان، سطح تخصص، ابزار و تجهیزات مورد استفاده و حتی وضعیت کلی اقتصادی کشوری که شرکت مرکز تماس در آن قرار دارد تعیین میشود.

نتیجه گیری
همانطور که گفته شد برون سپاری مراکز تماس یکی از استراتژیکترین تصمیمات تجاری کسب و کارهاست. چرا که بسیاری از شرکتها و سازمانهای کوچک و بزرگ بهدنبال شرکای برون سپاری هستند که از این طریق بتوانند تماسهای خود را با هزینههای کمتر انجام دهند و از طرفی تماس های خروجی خود را ارائه و از این طریق بتوانند مشکلات خود را برطرف کنند. شرکتها و سازمانها باید در نظر داشته باشند که ارائه خدمات کاربردی به مشتریان برای رفع مشکلاتشان و استفاده صحیح از محصولات کار کوچکی نیست و اغلب اوقات، ارائه چنین خدماتی مستلزم سرمایهگذاری قابل توجهی در انتخاب پرسنل، آموزش، تعمیر و نگهداری خدمات پشتیبانی است. باید گفت که برای شرکتهایی که بهدنبال مقرون بهصرفهتر کردن پشتیبانی مشتریان خود هستند، برون سپاری میتواند یک اقدام خوب باشد. پس آشنایی با مراحل برون سپاری call center به مدیران شرکتها و کسب و کارها این اجازه را میدهد که خدمات مناسبی به مشتریان ارائه دهند.