برون سپاری مراکز تماس

در ادامه به مراحل برون سپاری مراکز تماس اشاره می کنیم.
• ارزیابی نیازهای خود
یکی از مهم ترین مراحل برون سپاری مرکز تلفن، ارزیابی نیازهاست. یعنی قبل از شروع این فرآیند می بایست نیازهای کسب و کار خود را مشخص کنید. کشف دلایلی که چرا به دنبال خدمات شرکت های برون سپاری مرکز تماس هستید، حیاتی است. برخی از شاخص هایی که کسب و کار شما برای برون سپاری کال سنتر خود نیاز دارد شامل موارد زیر می باشد:
- افزایش حجم تماس ها
- هزینه های بالای اداره بخش Call center شما
- نیاز به تمرکز بیشتر بر شایستگی های اصلی
- اجتناب از مسائل اضافی کارکنان
- افزایش سطح خدمات مشتری
- برنامه ریزی برای گسترش به مناطق جدید
موارد ذکر شده شاخص هایی بودند که نشان می دهد سازمان یا شرکت شما آماده است تا مرکز تماس خود را برون سپاری کنید یا خیر.
• ارائه خدمات مناسب
یکی دیگر از پس از مراحل برون سپاری مراکز تماس ارائه خدمات مناسب به مشتریان است. پس خدمات مشتری از مباحث مهم آن به شمار می رود. شناسایی نیازها و اهداف، جستجوی وب برای فروشندگان بالقوه لازم است. جستجوی ساده در گوگل برای شرکت هایی که در مرکز تماس خروجی یا ورودی تخصص دارند امری لازم است. امروزه شرکت ها به دنبال افزایش مستمر میزان رضایت مشتریان هستند، پس برای دستیابی به این هدف، لازم است خدمات مناسب با بهترین قیمت به مشتریان ارائه دهند.
• استفاده از آخرین تکنولوژی
قبل از نهایی کردن فرآیند برون سپاری، اطمینان یافتن از ابزارهای مناسب و استفاده از آخرین فناوری در مراکز تماس برون سپاری بسیار حیاتی است. مشتریان در نظر داشته باشند برای همکاری با یک ارائه دهنده برون سپاری، می بایست اطمینان حاصل کند که کال سنتر از تمام فناوری و سیستم های مورد نیاز برای انجام بدون مشکل برخوردار است یا خیر؟
• ارائه مهارت های مناسب
هنگام انتخاب شریک برای مدیریت مرکز تماس می بایست خدمات مناسبی به مشتریان ارائه داده شود. علاوه بر آنچه گفته شد، ارائه دهنده خدمات برون سپاری مراکز تماس می بایست قادر به مدیریت زمان باشد. مشتریان از انتظار در صف های طولانی متنفرند. نمایندگان شرکت ها و کسب و کارها باید اطمینان حاصل کنند که می توانند در کمترین زمان به همه مشتریان شما رسیدگی کنند. اعتماد مشتری به یک شرکت تحت تأثیر خدمات ارائه شده به مشتری است. با برون سپاری مرکز تماس، وظیفه جلب رضایت مشتریان خود را به نمایندگان شخص ثالث واگذار کنید. قبل از استخدام ارائه دهنده خدمات برون سپاری، به مهارت های زیر توجه کنید:
- مهارت های ارتباط عالی
- یکدلی
- دانش کامل محصول و خدمات
- سازمان
- مهارت های حل مسئله

• انتخاب شریک برون سپاری مرکز تماس
استخدام شریک مناسب باید از یک فرآیند منظم با معیارهای دقیق برای ارزیابی قابلیت ها پیروی کند. هم چنین باید در نظر داشت شرکتی که تصمیم به استخدام آن را دارید بعنوان ارتباط اصلی شما با مشتریانتان عمل خواهد کرد، بنابراین انتخاب شریک بسیار مهم است. بهترین راه برای انجام این کار از طریق درخواست پیشنهاد RFP است.
RFP موارد زیر را پوشش می دهد:
- ساعات پوشش مورد نیاز
- زبان های پشتیبانی شده
- جزئیات یکپارچه سازی داده ها در سیستم های شما
- نوع پوشش مورد نیاز اعم از ورودی یا خروجی
- عملکرد
- عملیات مستمر
باید گفت در این مرحله، شما آماده هستید تا خدمات مراکز تماس خود را به نماینده مناسب بسپرید کنید.
• مدیریت ارتباط با مشتری
آخرین مورد از مراحل برون سپاری مراکز تماس مدیریت روابط است. مدیریت مستمر مشارکت برای موفقیت برون سپاری کال سنتر حیاتی خواهد بود. شما می بایست یک مدیر اختصاصی برای نظارت بر این مشارکت داشته باشید تا مطمئن شوید که همه چیز به خوبی پیش میرود و انتظارات به وضوح بیان می شوند. قوانین ارتباطی را وضع کنید و به طور منظم جلساتی را برای بررسی عملکرد و بحث در مورد مسائلی که ممکن است پیش بیاید برگزار کنید. هزینه برون سپاری مرکز تماس در سراسر جهان متفاوت است. نرخ ساعت معمولاً با توجه به مکان، سطح تخصص، ابزار و تجهیزات مورد استفاده و حتی وضعیت کلی اقتصادی کشوری که شرکت مرکز تماس در آن قرار دارد تعیین می شود.