آنچه خواهیم خواند
ایجنت ها چگونه با مشتریان صحبت می کنند
ایجنتها چگونه با مشتریان صحبت میکنند و چه کاری در مراکز تماس انجام میدهند. کارشناسان مرکز تماس، متخصصان با تجربهای هستند که میتوانند به نمایندگان و مدیران مرکز تماس کمک کنند تا مهارتهای بین فردی خود را بهمنظور بهبود سطح رضایت مشتری توسعه دهند. علاوهبر این، کارشناسان دانش زیادی در هر دو جنبه فنی مدیریت مرکز تماس و عنصر انسانی دارند. اما آنچه در ارتباط کارشناسان با مشتریان دارای اهمیت زیاد است این است که آنها هنگام مکالمه با آنها میبایست آرام و شمرده شمرده صحبت کنند و هنگام پرسشهای مشتریان عصبانی نشوند، ترس و انرژی منفی به مشتریان القا نکنند و کاری کنند که مشتری راغب شود از آنها خرید انجام دهد. بنابراین داشتن دانش خدمات به مشتری از موضوعات مهم عملکرد کارشناسان مراکز تماس است.
آنچه از پیش روی شما میگذرد در مورد ” ایجنت ها چگونه با مشتریان صحبت می کنند ” است، ما در شرکت هاوش تلاش میکنیم راهنمای خوبی برای تمام کسب و کارهایی باشیم که قصد دارند از خدمات مرکز تماس و امور مربوط به مشتریان استفاده کنند.
کارشناسان مرکز تماس
وقتی صحبت از کیفیت مراکز تماس پیش میآید، یکی از مهمترین شاخصها “چگونگی صحبت کردن عوامل مرکز تماس (ایجنت ها) با مشتریان است” این که آنان چگونه با مشتریان صحبت میکنند نقش مهمی در مرکز تماس ایفا میکند. پس یک مدیر مرکز تماس با ارائهی آموزشهای مناسب و با کیفیت میتواند به ایجنتها کمک کند تا با بهرهگیری از گفتگوی مثبت با مشتریان، تعامل بهتر و قدرتمندتری را با سرمایههای کسب و کار ایجاد نمایند.
این که عوامل مرکز تماس شما چگونه با مشتریان صحبت میکنند و از چه واژهها و جملههایی در واکنش به نیازهای مشتریان استفاده میکنند بهطور مستقیم مربوط به نتیجهی نهایی تماس خواهد بود. کلامی که چشم انداز مثبتی را ایجاد میکند، میتواند امتیاز کیفی را افزایش دهد و حتی این احتمال که مشتریان شما، کسب و کار شما را به دیگران توصیه نمایند، بهبود خواهد یافت.
حال نکتهی مهم این است که چگونه این کار را انجام دهیم؟؟
در اینجا ما سه روش را برای آموزش ایجنتها و چگونه بهترین ایجنت مرکز تماس باشیم و در مورد روشهای پاسخ دادن به پرس و جوها و نوع واژههای بهکار رفته در مکالمهها که تاثیر موثری در تعامل بیشتر داشته باشند، بیان میکنیم.

منفی صحبت کردن را رها کنید
بهترین ایجنت مرکز تماس
بهکار بردن واژههایی مانند “نه“، “نمیتوانم“، “نمیشود“، “امکان ندارد” و بسیاری دیگر شبیه به اینها، واژههای منفیای هستند که اعتماد به نفس و آرامش مشتری را از بین میبرند. این گونه از واژهها را گوش بهخوبی میشنود و پیامد آن پرسشهای بسیار از سوی مشتری میباشد که البته از نظر روان شناسی برای خلاصی و جبران از آن بار منفیای است که شما با استفاده از واژههای منفی به او انتقال دادید. حال همین پرسشها که بسیاری از آنها بدون منطق است (پاسخ به تحریک انجام شده با بهکار بردن واژههای منفی) ایجنت در مراکز تماس ترکیبی و پیروان آن سازمان را با چالش روبرو خواهد کرد. بهتر است از روشهایی مانند پیشنهاد دادن یا ترغیب کردن بههمراه واژههای امیدوار کننده استفاده نمایید.
عصبانی نشوید
گاهی واژههای پیدا میکنیم که عالی بهنظر رسیده و خوب کار میکنند و سپس از آنها در شرایط خاص استفاده میکنیم. در نظر بگیرید که تماس گیرندگان بیش از حد شما را به چالش میکشند و بهعبارتی آزار دهنده شدهاند و شما را تحریک و عصبانی میکنند، بهترین پاسخ شما این است که به بانک واژههای خوب و موثرتان مراجعه کرده و از آنها متناسب با شرایط استفاده کنید تا بدون این که عصبانی شوید این شرایط بد را به یک شرایط خوب تبدیل کنید.
این کار را انجام ندهید
تلاش زیاد ایجنت مرکز تماس برای ایجاد یک مکالمهی سنگین با استفاده از واژههای بسیار سخت و فراتر از رسمی و استفاده از واژههایی نامناسب با زبان و آداب بومی و بهکار بردن واژههای زیادی از زبانهای خارجی، نه تنها شما را به یک سخنران ماهر بدل نمیکند بلکه نتیجهی عکس خواهد داشت. پس سعی کنید مکالمه را به سویی ببرید که ساده و البته محترمانه باشد و واژهها با فرهنگ مشتریان شما سازگار باشد.
اصول خدمات مشتری
کارشناس مرکز تماس
کارشناسان مرکز تماس اصول و مزایای خدمات مشتری را درک میکنند که در پس ارائه خدمات عالی به مشتریان وجود دارد. همانطور که گفته شد آنها دانش عمیقی از مهمترین عناصر ارائه خدمات مانند جدول زمانی، ادب، کیفیت و کارایی دارند. مهمتر از همه، کارشناسان تجربه قابل توجهی در انتقال دانش انباشته خود از بهترین شیوهها به نمایندگان مرکز تماس دارند. آنها میتوانند توضیح دهند و نشان دهند که چگونه با انتظارات و نیازهای خدماتی هر مشتری ارتباط برقرار کنند. به نمایندگیهای مرکز تماس، جلسات آموزشی مشتری محور ارائه میشود. در طول جلسات آموزشی، نمایندگان تشویق میشوند تا خود را بهجای مشتریان خود بگذارند تا تجربه مشتری را بهتر درک کنند و بهبود بخشند. در نهایت، به نمایندگان نحوه رسیدگی به شکایات، حل مشکلات و ارتقای تجربه کلی مشتری آموزش داده میشود.

رفتار ایجنت ها در ارتباط با مشتریان
در ارتباط با مشتریان، تعامل ایجنتها با مشتریان بهصورت مستقیم و غیرمستقیم صورت میگیرد. برای ایجاد ارتباط موثر با مشتریان، ایجنتها باید به چند مورد توجه کنند:
- تمرکز بر مشتری
برای ارتباط موثر با مشتریان، ایجنت ها باید بر تمرکز بر مشتری تاکید کنند. در واقع، باید به مشتریان بهعنوان فردی مهم و حیاتی برای کسب و کار نگاه کنند و در هر تعاملی با آنها، به نیازها و مشکلاتشان توجه کنند.
- ایجاد ارتباط شخصی
یکی از راههای موثر برای ایجاد ارتباط با مشتریان، ایجاد ارتباط شخصی است. ایجنتها باید سعی کنند تا در هر تعاملی با مشتریان، ارتباط شخصی و صمیمی را برقرار کنند و به مشتریان اطمینان دهند که در کنارشان هستند و دغدغه هایشان را درک میکنند.
- استفاده از زبان مناسب
در ارتباط با مشتریان، استفاده از زبان مناسب و موجب ایجاد ارتباط موثر با مشتریان است. ایجنتها باید به درک زبان مشتریان بپردازند و در صحبت کردن با آنها از کلمات و عباراتی که ممکن است برای آنها نامفهوم باشد، خودداری کنند.
- پاسخ به پرسشهای مشتریان
در تعامل با مشتریان، پاسخ به پرسشهای آنها بسیار مهم است. ایجنتها باید به پرسشهای مشتریان با دقت و صداقت پاسخ دهند و در صورتی که پاسخی به پرسشهای مشتری ندارند، باید بهسرعت این موضوع را بهدست کارشناسان کسب و کار خود ارجاع دهند.
- قابلیتهای ارتباط یکپارچه
برای ایجاد ارتباط موثر با مشتریان، ایجنتها باید قابلیتهای ارتباطی خود را بهبود بخشند. بهبود قابلیتهای ارتباطی شامل افزایش سرعت پاسخ به مشتریان، ارائه اطلاعات به روز و دقیق و ارائه راه حلهایی برای مشکلات مشتریان است.
نتیجه گیری
زمانی برای ارتقای کیفی مرکز تماس تحت مدیریت خود بهعنوان مدیر مرکز تماس، آماده خواهید بود که وقت بسیاری را صرف عوامل مرکز تماس خود در راستای ارتقای کیفیت فنبیان و کیفیت واژههایی که استفاده میکنند، نمایید تا راهکارهای بهبود تجربه مشتری را پیدا کنید. در نهایت، ایجنتها باید به چند مورد توجه کنند تا در ارتباط با مشتریان بهترین عملکرد را ارائه کنند. ایجنتها باید بر تمرکز بر مشتریان، ایجاد ارتباط شخصی، استفاده از زبان مناسب، پاسخ به پرسشهای مشتریان و بهبود قابلیتهای ارتباطی خود توجه کنند. با رعایت این موارد، ایجنتها میتوانند ارتباط موثری با مشتریان خود برقرار کرده و به بهبود عملکرد کسب و کار خود کمک کنند.