چگونه بهترین ایجنت مرکز تماس باشیم

مراکز تماس می توانند تبدیل به مراکز تجاری و یا استراحت شوند. اگر یک مشتری شاکی یا نگران تماس بگیرد و با یک ایجنت در مراکز ترکیبی بی ادب یا غیر فعال مواجه شود، احتمال دارد که پس از این تماس، راه خود را به سوی فروشنده ی دیگری کج نماید. خوش بختانه نکاتی برای ارائه به ایجنت های مرکز تماس وجود دارد تا هم بهترین خدمات به مشتریان ارائه شود و هم آن ها را خوش حال و شاد نگاه دارد.

همیشه به آن چه که مشتری می گوید بخوبی گوش کنید و هیچ گونه سرویس یا پاسخی را بدون گوش دادن کامل به مسئله ارائه نکنید. قطع کردن حرف، حتی اگر همراه با ارائه ی یک ایده باشد پذیرفته نیست، زیرا مشتری در مرتبه نخست باید تخلیه شود، این وقتی است که مشتری می خواهد ابراز ناامیدی کند و در بسیاری از وقت ها پس از گفتن همه ی گلایه هایش، آرام شده و امید به او باز می گردد و در این زمان است که نماینده یا ایجنت می تواند راه حل مناسب را ارائه نماید.

یک مکالمه شخصی و بسیار دوستانه را با مشتری آغاز کنید، بعنوان مثال صدا کردن مشتری با نامش به او آرامش و امید می دهد. دوستانه بودن مکالمه با مشتری باعث می شود تا میزان پذیرش او به شکل قابل توجهی افزایش یابد. البته هیچ وقت زیاده روی نکنید چون ایجاد یک رابطه دوستانه بدون ملاحظه، ممکن است ارتباط را به سوی بی ادبی پیش ببرد.

ایجنت ها باید در نظر داشته باشند که قرار است این مشتری را برای همیشه حفظ کنند پس رعایت این اصل که مشتری همیشه درست می گوید، نکته کلیدی و مهمی است.

پیدا کردن تقصیر و مقصر در ارتباط با مشتری راه خطرناکی است و می توان با یک عذرخواهی ساده ولی قلبی، راه را برای امیدوار کردن مشتری باز نمود و این بهترین روش برای ایجاد یک ارتباط یکپارچه پایدار با مشتری است.

به مشتری امید بدهید ولی هیچ وقت قولی که قادر به انجام آن نیستید را به مشتری ندهید، چرا که او فراموش نخواهد کرد و در آینده ای نچندان دور آن را از شما یا از سازمان شما مطالبه خواهد کرد.

در نهایت، وقتی با مشتریان صحبت می کنید، شاد باشید. لبخند بزنید حتی اگر گمان می کنید که لبخند شما در یک ارتباط تلفنی دیده نخواهد شد ولی یقین بدانید که مشتری احساس خواهد کرد، آن ها وقتی بدانند برای شما اهمیت دارند، آرام، امیدوار و راضی خواهند شد.